Cos'è il software di imaging di documenti?
Il software di imaging di documenti è un'applicazione utilizzata nella gestione dei documenti per convertire i documenti cartacei in formato digitale. Gli scanner vengono utilizzati per inserire le informazioni sul documento, quindi il software di imaging del documento in genere nomina e salva i documenti, utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per renderli ricercabili e modificabili e li presenta. Il software di imaging di documenti può essere integrato con periferiche multifunzione (MFPS) in modo che il software possa gestire i documenti man mano che vengono scansionati.
Spesso, il software di imaging di documenti include funzionalità integrate per semplificare e controllare la modifica dei documenti memorizzati. Alcune applicazioni includono la possibilità di controllare un documento per garantire che un solo utente possa modificare un documento alla volta. Il software può anche facilitare i processi di approvazione in modo che le modifiche non vengano applicate ai documenti fino a quando gli amministratori specifici non li approvi.
Il software di solito viene fornito con la propria interfaccia utente grafica per lo stoccaggio e la localizzazione di file. Le interfacce possono includere la trascinamentofunzionalità e drop e talvolta incorporano motori di ricerca simili a quelli utilizzati per cercare su Internet in modo che gli utenti possano individuare rapidamente e facilmente i file. I documenti archiviati nel software possono essere stampati, inviati via e -mail e in modo digitale. Alcuni software consentono agli utenti di annotare i documenti utilizzando funzionalità di commento integrate.
Il software di imaging dei documenti spesso include la capacità di integrare i documenti con altri programmi. I documenti possono essere salvati in formato di documenti portatili (PDF) e formati compatibili con Office Microsoft® e le immagini possono essere esportate in formati come JPEG e TIFF. I dati possono anche essere copiati e incollati in documenti di elaborazione testi e fogli di calcolo.
Molte aziende utilizzano il software di imaging di documenti per le sue funzionalità di sicurezza. Gli utenti possono essere consentiti o negato l'accesso a determinati file in base al livello di privilegio dell'utente e i file possono essere bloccati per la modifica o le modifiche possono richiedere l'approvazione prima di essereing applicato ai documenti. Oltre a fornire sicurezza controllando l'accesso e la modifica dei documenti, il software di imaging documentazione fornisce sicurezza aziendale perché i file digitali, a differenza dei documenti cartacei, possono essere eseguiti facilmente e regolarmente. Ciò consente alle aziende di proteggere i documenti in caso di eventi catastrofici come Fire o Flood.
Anche il software di imaging digitale ha molti altri vantaggi. Oltre a fornire una maggiore sicurezza, i file digitali risparmiano spazio di archiviazione. I file del computer sono più facilmente accessibili e più facili da condividere rispetto ai documenti cartacei, in particolare per gruppi di lavoro grandi e dispersi. Il software che include funzionalità di archiviazione automatica può anche risparmiare costi amministrativi. Poiché la maggior parte dei documenti viene infine utilizzata elettronicamente, la deposito e la memorizzazione in formato elettronico fornisce continuità, consolida i flussi di lavoro e risparmia tempo.