Cos'è Master Data Management?

La gestione dei dati principali è la capacità di creare un collegamento comune a tutti i dati chiave mediante l'uso di un file principale. Il file master, a sua volta, funge da gateway per tutti i dati e funge da punto di riferimento comune nella supervisione dell'uso dei dati. L'uso della gestione dei dati anagrafici può aiutare a semplificare il processo di condivisione di dati comuni tra diversi dipartimenti o personale chiave, eliminando la necessità che più copie degli stessi dati risiedano in diverse posizioni all'interno della rete.

La gestione dei dati master può anche venire di pari passo con l'organizzazione dell'accesso ai file anche in ambienti più complicati. Nel caso in cui una società mantenga un numero di uffici su una vasta area geografica, l'uso di MDM può aiutare a rendere il recupero dei dati da qualsiasi posizione rapida e semplice. Spesso ciò viene realizzato utilizzando credenziali di accesso crittografate che assicurano che i dati siano disponibili solo per coloro che richiedono l'accesso ai file master coinvolti. Utilizzando questo modello, è possibile che i reparti o gli uffici si sincronizzino con il file principale gestito sul server aziendale e utilizzino i file necessari per svolgere le proprie responsabilità lavorative.

Mentre l'uso della gestione dei dati master funzionerà per un'azienda di qualsiasi dimensione, il vero vantaggio è per le grandi aziende che gestiscono più uffici o strutture di produzione. Invece di creare e utilizzare dati chiave separati per ogni sito, il modello di gestione dei dati master consente a tutti di utilizzare gli stessi file. Ciò aiuta a ridurre le spese operative associate al mantenimento di una rete, elimina parte della manodopera coinvolta nella distribuzione di informazioni e in generale porta a un ambiente di lavoro più efficiente per tutti gli interessati.

La bellezza della gestione dei dati master è che possono essere creati file master che forniscono un ampio accesso ai dati chiave, nonché file master che limitano l'accesso a determinati dati. Ad esempio, la gestione dei dati anagrafici potrebbe essere utilizzata per creare un file anagrafico che consentisse al personale addetto alle vendite di accedere ai dati contabili relativi agli account dei clienti assegnati a ciascun addetto alle vendite, evitando al contempo l'accesso ai dati relativi alle vendite relativi ai clienti serviti da altri addetti alle vendite. Allo stesso tempo, un responsabile vendite regionale potrebbe avere accesso tramite la gestione dei dati anagrafici per visualizzare le entrate fatturate generate da tutti i venditori nella sua regione. Il direttore delle vendite aziendali a sua volta avrebbe accesso tramite la gestione dei dati anagrafici per visualizzare le informazioni su ciascuna area di vendita e il loro livello di produttività.