Cos'è la gestione della stampa?
La gestione della stampa può avere molte definizioni. Può essere meglio descritto come controllo, manutenzione e monitoraggio di un ambiente di stampa e dei suoi livelli di produttività. In genere, un amministratore che si occupa della gestione della stampa può gestire tutte le stampanti sulla sua rete. Gli vengono forniti aggiornamenti di stato in tempo reale sulle stampanti e sulla rete su cui operano. In sostanza, può gestire numerose stampanti e i loro ambienti da un solo computer. Se l'amministratore non si stava impegnando in attività di gestione della stampante, potrebbe dover occuparsi individualmente di ciascun computer.
La gestione della stampa ha lo scopo di fornire alle aziende e alle organizzazioni gli strumenti per sfruttare al meglio le loro risorse. Spazio, hardware, software e tempo - come per le scadenze - sono tutti considerati quando si tenta di semplificare le operazioni di stampa. I titolari di aziende possono scegliere di esternalizzare le proprie attività di gestione della stampa e seguire la consulenza dei professionisti che forniscono servizi di gestione della stampa. Ad esempio, un servizio di gestione della stampa di terze parti può valutare i processi di stampa di un'azienda e offrire suggerimenti come aggiornamenti hardware e software, il trasferimento di apparecchiature o l'aggiunta di un dipendente per aumentare la produttività.
I report forniti dalle attività di gestione della stampa di base possono aiutare un amministratore a tenere il passo con ciò che sta accadendo nel suo ambiente di stampa. Se un amministratore identifica le attività che ritiene possano contribuire a un problema in un secondo momento, può adottare delle misure per modificare tali comportamenti nell'ambiente di stampa. Ad esempio, un amministratore che nota lo spreco di carta può imporre limiti di stampa o richiedere agli utenti di utilizzare opzioni che consentono la stampa fronte-retro.
La gestione della stampa può anche aiutare un amministratore nelle attività di risoluzione dei problemi. Notifiche e script possono essere inviati in remoto tramite il sistema per risolvere i problemi. Questi problemi possono variare da semplici modifiche di toner e carta a guasti del sistema. Poiché i piccoli problemi vengono rilevati prima che si trasformino in problemi più grandi, è possibile ridurre la necessità di un importante supporto tecnico.
Oltre a semplificare le operazioni, la gestione della stampa può aiutare a risparmiare denaro e aumentare la produttività di un'azienda o organizzazione. Ad esempio, le utili attività di gestione della stampa includono quelle che riducono gli sprechi e riducono al minimo la quantità di riparazioni necessarie per mantenere operativo un ambiente di stampa. Per sperimentare veramente i vantaggi della gestione della stampa, dovranno essere apportate modifiche in base alle esigenze specifiche di un'azienda.