Che cos'è il software di acquisizione?
Esistono due tipi principali di software di approvvigionamento: approvvigionamento elettronico o gestione logistica. Il software di acquisizione fa generalmente parte di una soluzione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o pacchetto di contabilità. La maggior parte dei fornitori di software offre una soluzione completamente integrata che incorpora l'attività di acquisto nel sistema contabile. Il vantaggio di questo tipo di software è la capacità di riferire accuratamente su tutti gli impegni finanziari in qualsiasi momento.
L'approvvigionamento o l'acquisto è tutta l'attività relativa all'acquisizione di beni e servizi per l'uso da parte dell'azienda. Un sistema di approvvigionamento standard consente agli utenti di creare richieste di acquisto, entrate merci, ordini di acquisto e fatture. I resi di merce, le note di credito e la conferma di consegna sono opzioni spesso incluse in questo tipo di software. Il miglior software di approvvigionamento include funzionalità di reporting significative, flussi di lavoro di approvazione automatizzati e monitoraggio dell'impegno.
L'approvvigionamento elettronico, o e-procurement, è un software di acquisizione utilizzato per acquistare beni da altri fornitori tramite i loro siti Web. In genere, l'utente accede a una soluzione di approvvigionamento elettronica interna collegata al software di contabilità. L'utente può selezionare da un elenco di fornitori approvati e sfogliare i loro cataloghi per i prodotti. Quando si selezionano i prodotti, gli articoli vengono annotati nel software di acquisizione elettronico.
L'utente è tenuto ad assegnare gli account interni agli articoli nel carrello. Viene quindi attivato il processo di approvazione interno, in genere con e-mail automatiche o strumenti correlati. Dopo l'approvazione, un ordine di acquisto elettronico viene inviato al fornitore. Quando gli articoli vengono ricevuti, l'utente accede nuovamente al sistema di approvvigionamento elettronico per elaborare l'entrata merci.
Il processo di fatturazione elettronica consente alle aziende approvate di inviare le loro fatture direttamente al cliente elettronicamente. La maggior parte dei sistemi ha un processo automatico per garantire che solo gli ordini che sono stati ricevuti siano inviati per il pagamento. Altre aziende richiedono che ogni fattura sia rivista e approvata manualmente prima di essere processata per il pagamento.
Il software di procurement elettronico ha registrato una crescita enorme negli ultimi cinque anni e si prevede che continuerà a crescere. Ci sono risparmi significativi disponibili per le istituzioni che implementano gli appalti elettronici. I risparmi sono sia risparmi in dollari a causa del tempo ridotto per l'elaborazione delle fatture, sia risparmi in dollari a causa della riduzione del tempo del personale necessario per elaborare un ordine. Il software di acquisizione standard è un meccanismo di controllo comunemente usato per tenere traccia delle attività di spesa e monitorare i prezzi che i fornitori stanno caricando, oltre a garantire che la politica venga seguita.