Che cos'è il software di gestione della proprietà?
Per chiunque sia responsabile della supervisione della manutenzione e della manutenzione della proprietà commerciale e residenziale, il software di gestione della proprietà è uno strumento essenziale. Fornire la capacità di tenere traccia di tutti gli aspetti della cura della proprietà, incluso il mantenimento di registri accurati degli inquilini, è molto più semplice con l'uso di questo software. Ecco alcuni esempi di funzioni contenute in quasi tutti i tipi di software di gestione della proprietà oggi sul mercato.
A partire dalle funzioni di inventario di base, il software di gestione della proprietà offre la possibilità di mantenere descrizioni complete di ciascuna delle proprietà in affitto coinvolte nel business. I gestori di proprietà hanno la possibilità di separare gli affitti per tipo, ad esempio commerciale e residenziale. Le classificazioni di gestione delle proprietà possono anche essere create utilizzando la posizione, raggruppando varie proprietà in gruppi di cluster che il proprietario può impostare nel software. I proprietari e i gestori delle proprietà hanno anche la possibilità di raggruppare le proprietà in base alle tariffe mensili.
Il software di gestione della proprietà consente al gestore di creare profili individuali su ciascuna unità all'interno di una determinata proprietà. Ad esempio, la maggior parte dei pacchetti software di gestione della proprietà consentirà all'utente di includere non solo una descrizione delle dimensioni dello spazio, ma anche dettagli come il tipo e il colore del tappeto, il colore delle pareti, eventuali specifiche su porte e finestre, modanature decorative e apparecchi inclusi con l'unità. Le immagini digitali possono anche essere caricate e archiviate nel software di gestione della proprietà, rendendo molto semplice avere una solida registrazione delle condizioni dell'unità al momento della prima locazione da parte dell'inquilino corrente.
Insieme all'inventario fisico, molti pacchetti software di gestione della proprietà includono spazio per salvare i profili degli inquilini. Ciò può includere nomi di società o singoli, rapporti di credito, copie di corrispondenza da e verso l'inquilino, abitudini di pagamento e qualsiasi altra informazione che il proprietario ritenga necessaria per gestire correttamente la proprietà.
I report che accedono alle informazioni possono essere facilmente creati e stampati, se necessario, per la revisione di un contratto di locazione o nell'elaborazione di uno sfratto. Molti pacchetti software di proprietà consentono ai proprietari di scansionare i documenti ricevuti dagli inquilini e caricarli anche per l'archiviazione. Questo aiuta a garantire che vi sia un registro completo e permanente a cui fare riferimento nel caso in cui vi sia una disputa su ciò che è accaduto nel corso del rapporto d'affari.
Tra le altre caratteristiche della maggior parte dei pacchetti software di gestione della proprietà c'è la possibilità di creare modelli per varie forme, contratti di locazione e di leasing e lettere che vengono comunemente utilizzate nella gestione delle proprietà. I documenti personalizzati possono essere creati con i modelli e quindi salvati nel file appropriato. I modelli possono risparmiare molto tempo quando si tratta di generare avvisi in ritardo, avvisi finali, avvisi di sfratto e persino notifiche generali agli inquilini.
Alcuni sistemi software di gestione della proprietà includono la possibilità di interagire con i conti bancari, consentendo transazioni automatiche. Queste transazioni possono includere la ricezione di pagamenti per l'affitto nonché l'esecuzione di pagamenti ai fornitori. Molti pacchetti di gestione della proprietà consentiranno anche un facile monitoraggio degli ordini di lavoro aperti, con funzionalità di promemoria per far sapere al padrone di casa quando una scadenza per un ordine di lavoro si avvicina rapidamente.
Sono disponibili varie forme di software di gestione della proprietà per le persone che hanno poche proprietà da gestire, fino alle grandi società immobiliari che gestiscono un gran numero di proprietà per clienti diversi. Non importa quante o quante proprietà siano sotto il tuo controllo, esiste una forma di software di gestione delle proprietà che renderà il compito più semplice.