Che cosa sono i dati di origine?
Dati di origine è un termine utilizzato per descrivere l'origine delle informazioni utilizzate per creare dati elettronici. I dati di questo tipo vengono generalmente creati in due modi. Un approccio è quello di scansionare documenti cartacei e creare file elettronici di tali copie cartacee. Un approccio diverso è quello di leggere le informazioni sulla copia cartacea e inserire i dati in un formato elettronico con l'uso di una tastiera e un qualche tipo di software di elaborazione dei dati. Ciò consente di archiviare i dati di origine mentre i dati elettronici di accompagnamento possono essere utilizzati quando e come desiderato, senza la necessità di recuperare costantemente il documento di origine originale.
La scansione dei dati di origine è un approccio comune per la conservazione di preziosi documenti cartacei che potrebbero essere a rischio di deterioramento. Il processo di scansione consente in modo efficace di creare un'immagine elettronica del documento originale. Ciò è particolarmente utile con i dati di origine come documenti storici come contratti commerciali, rapporti di censimento, atti e altri tipi di documenti. Utilizzando le copie elettroniche, è possibile fare riferimento e utilizzare le informazioni contenute nei documenti senza sottoporre gli originali a usura aggiuntiva.
Ci sono alcuni esempi di scanner che fanno molto di più che semplicemente creare un'immagine elettronica dei dati di origine. Un esempio è uno scanner programmato per elaborare le informazioni trovate su un biglietto da visita. Invece di creare un fax elettronico della carta, lo scanner legge effettivamente le informazioni e le collega a campi specifici come nome, indirizzo, numeri di telefono e fax e indirizzi e-mail. Le informazioni ottenute dai dati di origine vengono quindi depositate in un database compatibile con il software dello scanner, risparmiando molto tempo nell'immissione dei dati e nella creazione di mailing list.
Spesso, i dati di origine forniscono le informazioni utilizzate in varie attività di immissione dei dati. In questa applicazione, non vi è alcun tentativo di utilizzare il software di scansione per creare immagini o estrarre dati dalla fonte. Invece, gli individui leggono i dati di origine trovati su documenti cartacei e digitano le informazioni in un tipo di database. Ciò crea l'archiviazione su computer dei dati supportati da dati di origine cartacei e offre il vantaggio di poter modificare o condividere le informazioni elettroniche con altri, senza la necessità di condividere il documento di origine. Le informazioni possono anche essere combinate in tutto o in parte con dati provenienti da fonti aggiuntive, se necessario, consentendo al documento di origine di rimanere intatto e conservato nella sua forma originale.