Cos'è la gestione totale della stampa?
La gestione totale della stampa differisce dalla media delle attività di gestione della stampa in quanto è una valutazione approfondita della produttività dell'infrastruttura della stampante. Considera l'hardware, il software e i servizi di stampa pratici nel determinare il funzionamento di questi servizi. La gestione totale della stampa può aumentare la qualità e la redditività di un'operazione di stampa. Se un imprenditore esternalizza la gestione totale della stampa a un'altra azienda, potrebbe essere in grado di ricevere suggerimenti su come rendere il suo ambiente di stampa più praticabile dopo aver esaminato le valutazioni della produttività e apportato le successive modifiche operative.
Investendo nella gestione totale della stampa, gli amministratori possono essere in grado di rendere la propria rete di stampa più efficiente e gestibile. Alcuni rapporti indicano che le aziende potrebbero ridurre i costi operativi di stampa fino al 30%. I suggerimenti per gestire la produttività possono includere l'acquisto di nuove attrezzature multifunzionali o semplicemente la riconfigurazione di vecchie apparecchiature e il loro trasferimento. Qualora un amministratore della stampa apporti modifiche come queste, la percentuale di risparmi e redditività potrebbe aumentare ancora di più.
La gestione totale della stampa può fornire una visione pratica di un'operazione di stampa. Ad esempio, i report che descrivono in dettaglio l'utilizzo della stampante possono fornire all'amministratore informazioni su quanto bene e quanto spesso vengono utilizzate le sue stampanti. Utilizzando questi rapporti, potrebbe essere in grado di semplificare le operazioni in modo da massimizzare l'uso efficiente della stampante. Quasi ogni aspetto di un'operazione di stampa può essere controllato e gestito attraverso un programma di gestione totale della stampa, dall'inserimento degli ordini e delle spedizioni alla gestione delle scorte e alla riduzione dei costi interni.
Un programma di gestione della stampa totale può influenzare direttamente le persone coinvolte nei servizi di stampa, dai clienti agli specialisti dell'informatica. Poiché la gestione totale della stampa può offrire agli amministratori la possibilità di migliorare i propri servizi di supporto, gli specialisti delle tecnologie dell'informazione possono trovare più facilmente i loro lavori e dedicare meno tempo alla risoluzione dei problemi di stampa. Ciò consente agli specialisti di risparmiare tempo per ottimizzare i servizi di stampa. Successivamente, i clienti possono godere di una produzione di documenti aumentata e più rapida, qualora utilizzino i servizi che gli informatici mantengono nell'ambito del programma di gestione della stampa totale.
Inoltre, un programma può fornire agli amministratori portafogli e profili. In questi, le nuove strategie di gestione della stampa possono essere consigliate agli amministratori che desiderano aumentare la produttività e risparmiare denaro, oltre a fornire i migliori servizi di stampa possibili ai clienti. Con queste informazioni, è possibile gestire ed evitare costi di riparazione imprevisti. I rischi possono essere minimizzati monitorando le risorse e tenendo conto di ogni costo operativo. Le operazioni future possono anche essere pianificate con proiezioni sia nell'espansione che nella tecnologia.