Che cos'è la collaborazione basata sul Web?
La collaborazione basata sul Web è un progresso nella tecnologia che consente a un team di persone provenienti da vari punti in tutto il mondo di lavorare su un singolo progetto, proprio come se fossero seduti insieme nello stesso cubicolo. Questo fenomeno è anche comunemente chiamato collaborazione online, collaborazione Web o collaborazione Internet. Gli strumenti di collaborazione basati sul Web come l'archiviazione online di file, la teleconferenza Web e la modifica in tempo reale consentono agli organizzatori del team di utilizzare i punti di forza dei membri del team dove sono maggiormente necessari, indipendentemente dalle limitazioni geografiche. I singoli membri del team hanno accesso ai vari file di progetto necessari, consentendo loro di leggere e modificare i file in tempo reale.
Il software utilizzato nella collaborazione basata sul Web ha una serie di scopi. Una caratteristica importante è la sua capacità di consentire la comunicazione in tempo reale tra i singoli membri del team e la base operativa digitale. Il software di collaborazione basato sul Web può includere le funzionalità di chat di gruppo basata su testo e messaggistica privata, oppure può includere teleconferenza audio e video in tempo reale. Questa capacità di comunicare efficacemente è una delle caratteristiche più importanti del software collaborativo: mantiene tutti i membri del team concentrati sullo slancio del progetto.
Il software di collaborazione basato sul Web ha anche la capacità di archiviare e modificare file da una posizione remota. Mentre alcune aziende possono scegliere di archiviare progetti nel server aziendale basato su casa a cui i computer possono accedere facilmente sulla rete locale, l'archiviazione cloud è un'altra opzione che può essere più utile per gli sforzi di collaborazione basati sul web. Il cloud storage consente di archiviare file e documenti di progetto in una posizione remota accessibile a persone che conoscono la posizione e hanno avuto accesso a questi file. L'uso di metodi di archiviazione di file basati su cloud è spesso preferibile all'archiviazione interna dei file perché rimuove parte del carico dai server di rete locali. Mantiene inoltre i file protetti in una posizione secondaria in caso di malfunzionamento del sistema o disastro e consente un metodo semplice per collaborare con i membri del team remoto senza sacrificare la sicurezza di una rete locale.
Un'altra caratteristica importante del software di collaborazione basato sul Web è la capacità di eseguire modifiche in tempo reale sui documenti di progetto. Le modifiche in tempo reale consentono ai membri del team di implementare le modifiche del progetto quasi istantaneamente, riducendo così i tempi di sviluppo e migliorando l'efficienza. Negli strumenti di collaborazione basati sul Web di fascia alta, questa funzione di modifica in tempo reale può anche essere accompagnata da un registro delle modifiche o da un sistema di tracciamento. Tale sistema può tenere traccia di chi ha apportato modifiche specifiche al documento e di cosa è stato modificato nel caso in cui il file debba essere ripristinato nella sua forma originale.