Che cos'è la conferenza Web?
Come modo per aggiungere dati visivi a una conferenza audio, la conferenza Web offre un mezzo relativamente economico per creare un ambiente di lavoro virtuale con persone in città o in tutto il mondo. Ecco alcune informazioni di base sulla tecnologia, le opzioni e le applicazioni per le conferenze Web.
Pensato come un servizio di accompagnamento per le audioconferenze, le conferenze Web sono arrivate per la prima volta sul mercato di massa negli anni '90. Prima di allora, le conferenze Web erano state considerate un servizio premium che solo le aziende e le organizzazioni più prospere potevano permettersi di utilizzare. Tuttavia, i progressi tecnologici alla fine degli anni '80 hanno reso ovvio che Internet potrebbe supportare un semplice ambiente di condivisione delle presentazioni che sarebbe un modo ideale per condividere grafici, fogli di lavoro e altri dati con le persone mentre si usano ancora le audioconferenze per la comunicazione verbale.
Le prime conferenze Web si basavano fortemente sul caricamento e la memorizzazione nella cache di un'applicazione sul disco rigido di ogni persona che era prevista per partecipare a una riunione web. Il caricamento includerà i file che verranno utilizzati durante la riunione. In effetti, l'originatore o il leader della conferenza accederà a tali file durante la conferenza e controllerà la loro visualizzazione durante la riunione.
Tuttavia, molte persone hanno obiettato a questo approccio, poiché le informazioni proprietarie erano ora ospitate su un numero di dischi rigidi. Il responsabile della conferenza ha dovuto fare affidamento sulla generosità dei partecipanti per eliminare i file sensibili dal disco rigido dopo la riunione. Nel tempo, la tecnologia è stata migliorata per consentire la cancellazione automatica dei file al termine della conferenza. Ad oggi, ci sono ancora fornitori di conferenze Web che richiedono ai partecipanti di accedere almeno trenta minuti prima delle riunioni dal vivo e passare attraverso questo processo di caricamento.
All'inizio degli anni '90, iniziarono ad esistere soluzioni alternative alle presentazioni web. Un tipo di servizio si basava fortemente sull'uso degli strumenti di creazione della condivisione della presentazione, come PowerPoint. Con questo tipo di conferenza Web, il leader carica una presentazione di diapositive sul server del servizio di conferenza Web. Le diapositive sono state convertite in diapositive HTML di base e salvate sul server del provider. Utilizzando le credenziali di accesso, il leader è stato in grado di accedere e attivare una riunione, scegliendo da un elenco di presentazioni salvate da condividere con i partecipanti. Questo approccio ha suscitato molto interesse nelle persone che hanno viaggiato e che non può essere sempre al proprio computer per guidare l'incontro. Finché la presentazione fosse stata caricata in anticipo sul servizio di conferenza Web, qualsiasi computer con una connessione a Internet e un lettore multimediale sarebbe sufficiente.
Per i partecipanti, questa nuova forma di conferenza Web ha eliminato la memorizzazione nella cache di tutti i file sui loro dischi rigidi. Tutto ciò che era richiesto loro per partecipare era un URL alla pagina di accesso e un passcode. Poiché la presentazione è stata convertita in diapositive HTML di base, i partecipanti non hanno avuto bisogno di altro che un lettore multimediale per visualizzare le presentazioni. Non è stato effettuato l'accesso in anticipo per scaricare qualcosa. Le conferenze Web sono diventate un po 'più pulite per tutti.
Nel corso degli anni, le conferenze su web computer sono diventate più facili da usare, anche se sono state aggiunte funzionalità aggiuntive. Lo streaming audio consente ai partecipanti di ascoltare l'audio mentre visualizzano le presentazioni oggi. La maggior parte degli strumenti di web conferencing oggi consente non solo la visualizzazione di documenti, ma anche la possibilità per il leader di perdere il controllo in modo che i partecipanti possano lavorare insieme su una lettera, un foglio di calcolo o una presentazione.
Le capacità dei messaggi su molti sistemi di web conferencing consentono ai partecipanti di inviare messaggi privati al leader, che può rispondere in privato o pubblicare il messaggio a tutto il gruppo per la discussione. Le liste delle presenze sia per il leader che per i partecipanti consentono a tutti di vedere chi è attualmente nella conferenza, quando le persone si uniscono e per quanto tempo le persone restano nella riunione di presentazione web. Le capacità di registrazione consentono la sincronizzazione di voce e immagini in un record permanente che il leader può condividere con altri in un secondo momento.
Le conferenze Web si sono dimostrate uno strumento utile ed economico per molte aziende e organizzazioni di tutte le dimensioni. Poiché il prodotto verrà arricchito con funzionalità aggiuntive negli anni a venire, fornirà senza dubbio un modo ancora più utile per comunicare con persone in tutto il mondo.