Cosa sono i documenti di spedizione?

Conosciuti anche come documenti di trasporto, i documenti di spedizione sono documenti legali che vengono utilizzati nel processo di trasporto di merci da un luogo all'altro. I documenti per la spedizione sono necessari per il trasporto legale di merci in ambienti domestici e per spedizioni internazionali di ogni tipo. I documenti esatti richiesti per gestire la spedizione e la consegna delle merci varieranno, in base a regolamenti e standard applicabili sia al punto di partenza per la spedizione e alla destinazione, sia a tutti i punti tra i quali la merce deve essere registrata e ispezionata.

Uno dei documenti di spedizione più basilari è la polizza di carico. Utilizzato sia nelle spedizioni nazionali che internazionali, questo documento viene spesso rilasciato dal corriere o da un agente per il corriere. In alcune nazioni, lo spedizioniere può preparare la polizza di carico in anticipo, a condizione che il documento sia conforme alle normative nazionali di spedizione e agli standard del vettore. Mentre i dettagli contenuti nel documento varieranno, la maggior parte identificherà lo spedizioniere e il destinatario, fornendo le informazioni di contatto di base per entrambe le parti. Viene inoltre fornita una descrizione delle merci incluse nella spedizione, insieme alle quantità di ciascun bene all'interno della spedizione e al peso totale della spedizione. I vettori in genere includeranno i dati relativi al ritiro della spedizione, la data di consegna prevista e le informazioni relative alle spese di spedizione, incluso se tali spese sono prepagate o riscosse.

L'elenco di imballaggio è un altro esempio dei documenti di spedizione di base che vengono regolarmente inclusi nei documenti che accompagnano una spedizione. Questo documento funge spesso da mezzo per consentire al destinatario di verificare che gli articoli identificati nella polizza di carico siano effettivamente consegnati al destinatario. Le politiche di alcuni dipartimenti di spedizione e ricezione richiedono che siano accettate solo le spedizioni accompagnate da una lista di imballaggio o bollettino.

Con le spedizioni internazionali, ci sono molti altri tipi di documenti di spedizione che potrebbero essere necessari. Un certificato di origine stabilisce l'origine della spedizione e chi è stato responsabile della preparazione della merce per la spedizione. Un certificato assicurativo documenta la copertura acquisita per proteggere la spedizione lungo il percorso, proteggendo efficacemente gli interessi sia del mittente che del destinatario. I documenti doganali sono necessari per consentire alle merci di lasciare il paese di origine e di essere ricevute nella nazione in cui risiede il destinatario. Se la spedizione deve attraversare più nazioni lungo il percorso, i documenti doganali devono soddisfare gli standard imposti da ciascun porto o punto di sosta lungo il percorso.

I documenti di spedizione sono importanti per proteggere tutte le parti coinvolte nel processo di spedizione. Rispettando le norme di spedizione applicabili, è possibile garantire che gli ordini siano corretti, consegnati in tempo, imballati in modo conforme agli standard di spedizione e che le tariffe applicate per il processo di spedizione siano compatibili con qualsiasi contratto esistente tra lo spedizioniere e il corriere. Quando uno dei documenti di spedizione richiesti dalla legge non viene preparato correttamente, esiste una reale possibilità che la spedizione venga annullata fino a quando gli errori non vengono corretti o i documenti di sostituzione vengono preparati e inoltrati nel luogo in cui la spedizione è temporaneamente archiviata.