Che cos'è un ordine generale?

Conosciuto anche come ordine d'acquisto generale, l'ordine generale è un documento commerciale che autorizza un fornitore a fornire beni e servizi a un cliente su base continuativa. I termini dell'accordo di solito specificano elementi dell'accordo come il tipo di beni e servizi che saranno forniti e il prezzo unitario che il cliente pagherà per ciascun articolo consegnato. Gli ordini generali di solito forniscono anche dettagli su quanto a lungo l'accordo rimarrà in vigore e qualsiasi altro termine e condizione che possano essere rilevanti per la natura del rapporto di lavoro tra il fornitore e il cliente.

Gli ordini d'acquisto completi sono utilizzati da molte aziende di tutte le dimensioni. In molti casi, il documento serve a garantire che i dipendenti del cliente non tentino di acquistare beni o servizi da venditori non autorizzati. Allo stesso tempo, i venditori spesso estendono tariffe speciali ai clienti che sono disposti ad accettare di acquistare un determinato importo in dollari di prodotti entro un determinato periodo di tempo.

Tuttavia, è importante notare che un ordine generale non ha lo stesso scopo di un contratto di acquisto di volume. I contratti di acquisto di volume impegnano un cliente ad acquistare una determinata quantità di beni o servizi entro un determinato periodo di tempo. Se il cliente non riesce a farlo, il venditore può invocare penali per non aver rispettato i termini.

Mentre l'ordine generale spesso pone un limite alla quantità di denaro che il cliente può spendere con il fornitore entro un determinato periodo di tempo, non impegna in alcun modo il cliente a spendere l'intero importo. In effetti, il cliente non deve ordinare alcun prodotto dal fornitore, indipendentemente dall'esistenza di un ordine generale. Poiché il tipico accordo di ordine generale non impegna il cliente a ricevere una quantità fissa di merci a intervalli regolari, è necessario che il cliente contatta il fornitore per effettuare ordini relativi a un ordine di acquisto generale e pianificare la spedizione quando e quando necessario.

Molte aziende utilizzano un processo di ordine globale come mezzo per assicurarsi non solo di utilizzare fornitori approvati, ma anche di mantenere le spese entro gli importi preventivati ​​in ciascun dipartimento o divisione dell'azienda. Ad esempio, un'azienda può scegliere di impostare un ordine generale che sarà in vigore per un intero anno solare. Durante quell'anno, la società può ordinare fino a un determinato importo in valuta di prodotti, ma non di più. Una volta raggiunto l'importo predeterminato, l'ordine di coperta viene considerato adempiuto e nessun prodotto aggiuntivo può essere ordinato fino a quando un nuovo ordine di coperta non viene creato e approvato dal cliente.