Come scelgo le migliori apparecchiature per videoconferenza?

Scegliere l'attrezzatura per videoconferenza giusta per la tua azienda è un'attività che richiede una rigida attenzione ai dettagli. Poiché i componenti di questo tipo di sistema possono essere costosi, è necessario prestare attenzione a considerare fattori chiave come la qualità della risoluzione dei monitor e degli schermi per conferenze, la chiarezza del suono dei telefoni per videoconferenza collegati al sistema, la gamma di funzionalità fornite per l'utilizzo da parte di partecipanti e moderatori e la difficoltà di funzionamento del sistema. Confrontando attentamente diversi sistemi, è possibile acquistare l'attrezzatura giusta e godere di una qualità costante nell'uso della videoconferenza per diversi anni.

Prima di tentare di valutare qualsiasi apparecchiatura per videoconferenza, è importante determinare ciò che si desidera nel sistema. Molte aziende fanno uso di sistemi interni che fanno essenzialmente uso di hardware centrale collocato in una sede aziendale che aiuta a supportare l'utilizzo di altri componenti in ciascuna delle posizioni sulla rete. Altri scelgono di andare con sistemi autonomi individuati in ogni posizione, in grado di lavorare indipendentemente l'uno dall'altro. Se l'idea è quella di creare una rete che consenta a ciascuna sede di gestire le proprie conferenze, prendere in considerazione ciò avrà un impatto sul tipo di attrezzatura acquistata.

Oltre alla flessibilità nell'uso, saranno importanti anche i fattori relativi all'effettiva esecuzione della videoconferenza. Ad esempio, alcune apparecchiature per videoconferenze consentiranno al moderatore di dividere il display per visualizzare contemporaneamente ciascuna delle postazioni partecipanti in una singola conferenza, anziché spostarsi manualmente da una alla successiva o impostare il sistema in modo da visualizzare il posizione che sta attualmente parlando o è attiva in qualche altro modo. I sistemi più avanzati consentiranno inoltre al moderatore di avviare connessioni con i partecipanti, portare tali luoghi nella riunione o di disconnettere le posizioni da una riunione quando non sono più necessarie. Funzionalità come la disattivazione dell'audio o il consentire al moderatore di mettere da parte una o due posizioni per una conferenza privata indipendente dalla riunione principale è un'altra caratteristica che potrebbe essere utile considerare.

Una volta prese le decisioni sul tipo di funzionalità hardware e software ritenute necessarie, il compito di individuare le migliori apparecchiature per videoconferenza si concentrerà sulla ricerca di sistemi adatti. Ciò implicherà spesso la collaborazione con i rappresentanti di vendita per identificare sistemi e configurazioni specifici, nonché partecipare a dimostrazioni di tali sistemi. A differenza dell'acquisto di altri tipi di sistemi di comunicazione aziendale, vedere effettivamente le apparecchiature per videoconferenza in uso è indispensabile per prendere una decisione informata.

Dopo aver identificato un paio di pacchetti di apparecchiature per videoconferenza che sembrano soddisfare le tue esigenze, prenditi il ​​tempo per confrontare tali sistemi in termini di qualità, facilità d'uso, qualità del suono e delle immagini e costi generali, inclusi installazione e manutenzione. Prendendo il tempo per esaminare da vicino ciascuno di questi aspetti, sarà più facile determinare quale sistema fornirà il più alto livello di servizio al miglior prezzo, rendendo l'acquisto più conveniente. Osservare sempre attentamente i termini del contratto di assistenza e della garanzia e bloccare i termini migliori possibili. Ciò contribuirà a ridurre al minimo le spese per la proprietà e il funzionamento delle apparecchiature per videoconferenza, semplificando il rispetto del budget.