Come posso scrivere una copertina fax?
Un fax è la parola abbreviata in gergo per "fax". È un documento trasmesso da un apparecchio fax attraverso le linee telefoniche. A causa della natura di compressione dei dati del formato fax, la copertina del fax deve essere testuale, scritta in modo chiaro e conciso e includere le informazioni più importanti di base sul fax. È possibile utilizzare un programma di elaborazione testi su un computer per creare una copertina fax personalizzata o sfruttare i numerosi modelli disponibili su Internet.
Un fax viene scansionato attraverso il tuo fax e trasmesso al fax del tuo corrispondente. Ad esempio, è possibile che tu stia inviando un fax a una grande azienda, dove un certo numero di dipendenti probabilmente condividono lo stesso apparecchio fax in ufficio. La copertina del fax è estremamente importante, quindi, nel dettaglio chi dovrebbe ricevere il fax e riassumendo il contenuto del fax. Ciò garantisce che il fax sia distribuito alla parte appropriata sul lato ricevente.
Chiunque può scarabocchiare una nota scritta a mano su un foglio di carta e inviarlo come copertina di un fax. Una copertina di fax dall'aspetto professionale, tuttavia, utilizza una macchina da scrivere o un elaboratore di testi del computer per scrivere una copertina ordinata e organizzata. Le informazioni dovrebbero essere brevi e precise con poche o nessuna immagine o grafica estranea che ritardano il tempo di trasmissione. La parte superiore della lettera di accompagnamento sotto "Da" indica in genere le informazioni del mittente, come nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e numero di fax. Questi dati sembrano molto simili all'indirizzo di ritorno su una busta, impilati con il nome del mittente sulla prima riga, l'indirizzo sulla seconda e terza riga e così via.
Sotto le informazioni "Da" si trovano i dati che visualizzano le informazioni del destinatario del fax, di solito elencati come "A" o come "Destinatario". Analogamente alle informazioni "Da", le informazioni "Destinatario" dovrebbero includere il nome completo, l'indirizzo, l'indirizzo e-mail, i numeri di telefono e fax del destinatario, nonché qualsiasi altra informazione di contatto pertinente. È importante includere il nome completo del destinatario e, se possibile, altre informazioni identificative, come il dipartimento dell'ufficio o l'estensione. Questo evita confusione da parte dei destinatari se la società ha, ad esempio, tre John Browns che lavorano nello stesso ufficio. Includere il dipartimento dell'ufficio e altre informazioni di identificazione aiuta l'ufficio a determinare più accuratamente il destinatario e aiuta a garantire che il fax venga ricevuto dalla persona corretta senza ritardi.
Infine, la lettera di accompagnamento del fax dovrebbe contenere un breve riassunto dei dettagli pertinenti inclusi nel corpo del fax. Se il fax contiene informazioni su un ordine elettronico di parti di servizio per un tosaerba, la lettera di accompagnamento del fax deve indicare concisamente ciò ai fini del fax e le informazioni generali. La maggior parte delle copertine e dei modelli di fax consente uno spazio per queste informazioni, in "Dettagli" o "Messaggio". Le informazioni in questa sezione sono generalmente limitate a una o due frasi e dovrebbero essere il più brevi possibile.
Una volta digitata la copertina del fax, stampare il foglio sulla stampante del computer. I fogli di fax sono quindi correlati con il foglio di copertina del fax in alto. Quando è il momento di inviare un fax, inviare prima la lettera di accompagnamento del fax e i fogli fax dettagliati seguendo l'ordine del foglio di copertina.