Quali sono i diversi tipi di segreterie professionali?
Le segreterie telefoniche professionali sono disponibili in più varietà, tra cui cordless, digitali o quelle che registrano messaggi su nastro. Una segreteria telefonica (TAM) può anche venire fornita con periferiche, come un fax o uno scanner incorporato. Alcune segreterie telefoniche professionali sono presenti come sistemi separati collegati a un telefono tramite un cavo elettrico, mentre altri sono integrati in dispositivi telefonici.
Conosciuta anche come macchina per messaggi, le segreterie telefoniche professionali funzionano allo stesso modo dei sistemi di posta vocale. I telefoni accompagnati da un dispositivo di messaggistica vengono utilizzati per la registrazione dei messaggi lasciati dai chiamanti in entrata. Ciò minimizza o elimina la necessità che una persona viva risponda ai telefoni e scriva messaggi per le persone che non sono disponibili per le chiamate in un determinato momento.
Alcune segreterie telefoniche professionali registrano i messaggi in uscita e in arrivo su un nastro rimovibile. Ciò consente di cambiare il nastro in modo intermittente e di archiviare fisicamente le precedenti registrazioni su nastro in un luogo sicuro. Questi tipi di macchine sono talvolta preferiti da individui e organizzazioni che necessitano di archiviare determinati messaggi e di conservarli per lunghi periodi di tempo.
Altre segreterie professionali registrano e archiviano i messaggi in modo digitale. Sebbene esistano diverse opzioni di archiviazione per questo tipo di TAM, i messaggi vengono generalmente archiviati in modo digitale. In alcuni casi, le registrazioni possono essere trasferite digitalmente su un altro dispositivo, come una scheda di memoria, per l'archiviazione a lungo termine o per l'uso su altri dispositivi informatici. Sia che le segreterie telefoniche professionali utilizzino la registrazione su nastro o digitale, tuttavia, funzionano entrambe allo stesso modo. A volte si notano differenze nella qualità di una registrazione con registrazioni digitali spesso di qualità superiore rispetto ad altri tipi.
Molte segreterie digitali offrono anche il backup automatico della memoria. Ciò è particolarmente utile per le imprese e le persone interessate alla sicurezza dei messaggi in caso di interruzione di corrente. Alcuni offrono anche ai proprietari l'opportunità di registrare intere telefonate in giurisdizioni in cui tale pratica è legale.
Alcune segreterie telefoniche offrono una sola casella di posta per i messaggi in uscita e in arrivo. Altre segreterie professionali, tuttavia, offrono molteplici soluzioni di archiviazione delle cassette postali. Mentre molti offrono più caselle di posta per i messaggi in arrivo, alcuni sistemi consentono solo un singolo messaggio in uscita prima di offrire un prompt chiamante corrispondente alla casella di posta in cui vorrebbe lasciare un messaggio. Alcuni produttori offrono anche segreterie professionali a cui è possibile allegare un personal computer, che spesso rappresenta la soluzione ideale per chi lavora a casa.