Che cos'è una segreteria telefonica multilinea?

Una segreteria telefonica multilinea è un dispositivo che risponde automaticamente ai telefoni per privati ​​o aziende. Le macchine in grado di rispondere a più di una linea alla volta sono utili per quelle con due o più linee telefoniche e consentono a più chiamanti di raggiungere contemporaneamente un messaggio automatizzato. Queste macchine possono essere utilizzate come primo punto di contatto o possono essere utilizzate per registrare i messaggi lasciati dai chiamanti che non sono in grado di raggiungere una persona. Il più delle volte, una segreteria telefonica multilinea registra i messaggi in formato digitale, anche se è possibile utilizzare anche i nastri.

Sebbene le persone con più linee telefoniche possano utilizzare una segreteria telefonica multilinea, questi dispositivi si trovano di solito nelle aziende. Le linee aggiuntive in una segreteria telefonica multilinea consentono a più persone di chiamare contemporaneamente un singolo numero senza ricevere un segnale di occupato. Qualsiasi numero di linee può essere collegato a una di queste macchine. Il numero di linee in entrata necessarie dipende dal numero di chiamate ricevute da un individuo o da un'azienda.

Esistono diversi motivi per utilizzare una segreteria telefonica multilinea. Uno dei motivi è rispondere alle chiamate in arrivo. Le segreterie telefoniche multilinea possono salutare i chiamanti con un messaggio preregistrato, tenerli in attesa fino a quando non è disponibile un rappresentante o aiutano i chiamanti a dirigersi verso il reparto corretto in modo che siano necessari meno receptionist. Possono anche ricevere messaggi per una persona o un'azienda quando nessuno è disponibile per rispondere alle chiamate.

Uno dei due tipi di servizi di risposta disponibili, una segreteria telefonica multilinea è un dispositivo fisico che viene tenuto nei locali della persona o dell'azienda che lo utilizza. Sebbene sia possibile accedere ai messaggi in entrata e in uscita chiamando e immettendo un codice auto-selezionato, i messaggi sono generalmente accessibili sulla macchina fisica stessa. I servizi di posta vocale possono anche rispondere a più linee sebbene i computer necessari per eseguire questi servizi siano mantenuti in posizioni remote.

I messaggi in uscita e i messaggi registrati dalle persone che chiamano in una segreteria telefonica multilinea possono essere memorizzati in modo digitale o su dispositivi fisici. I micro-nastri sono il tipo principale di dispositivo di registrazione fisico utilizzato oggi, sebbene possano essere utilizzati anche nastri standard. Le registrazioni digitali sono archiviate su unità di piccole dimensioni riscrivibili. Una volta che una persona ascolta un messaggio su una di queste unità, il messaggio può essere eliminato o archiviato per dopo. I nastri possono essere estratti dalla segreteria telefonica multilinea quando sono pieni e memorizzati oppure possono essere riavvolti e registrati.