Che cos'è una scala postale?
Una bilancia postale è una bilancia estremamente sensibile progettata specificamente per pesare pezzi di posta per determinare la quantità di affrancatura da utilizzare. Molti uffici hanno una scala di affrancatura, che viene utilizzata per evitare il pagamento eccessivo dell'affrancatura e per rendere più efficiente la corrispondenza in generale. Molte aziende producono bilance postali che hanno anche capacità di misurazione, per l'uso in aziende di tutte le dimensioni.
Esistono due modelli di base per le bilance postali. Alcuni sono meccanici, il che significa che la posta viene posizionata su una piattaforma di pesatura e il peso viene riflesso con un ago, mentre altri sono digitali, mostrando il peso della posta su uno schermo di facile lettura. Le bilance postali meccaniche vengono spesso utilizzate dalle piccole imprese che non vogliono investire in una versione digitale più costosa. Tuttavia, l'uso di una bilancia meccanica viene fornito con cautela, poiché le molle all'interno si allungheranno nel tempo, producendo in definitiva letture errate. Inoltre, una scala di affrancatura meccanica di solito non dice all'utente quanto sarà la spedizione, solo quanto pesa la posta. L'utente deve confrontare il peso con un grafico dei prezzi postali pubblicati
Una scala di affrancatura digitale, d'altra parte, leggerà accuratamente per un periodo di tempo molto più lungo. Inoltre, una scala di affrancatura digitale è solitamente collegata a un database dei prezzi di affrancatura, quindi dirà all'utente quanto pesa la posta e quanto dovrebbe essere la spedizione. Aggiornamenti elettronici periodici assicurano che la bilancia sia accurata. In molti casi, una scala di affrancatura digitale mostra anche i prezzi di confronto, indicando quanto costerà la posta se inviata con metodi diversi.
Se abbinato a un contatore postale, una bilancia postale stampa anche le spese postali necessarie direttamente sulla posta o su una piccola striscia adesiva. In genere, i soldi per l'affrancatura provengono da un conto che l'utente mantiene presso l'ufficio postale. L'uso di una bilancia postale con un contatore consente a un'azienda di occuparsi di ogni fase del processo di invio in ufficio, piuttosto che obbligare l'azienda a inviare qualcuno all'ufficio postale per spedire la posta.
Per utilizzare in modo efficace una scala di affrancatura, un'azienda dovrebbe tenere a portata di mano un'ampia offerta di francobolli. Il motivo principale per l'utilizzo di una bilancia è quello di risparmiare sull'affrancatura, quindi il personale delle mailroom dovrebbe avere gli strumenti per effettuare affrancature precise. La bilancia dovrebbe inoltre essere periodicamente calibrata, per garantire che sia correttamente letta.