Che cos'è un assistente virtuale?
Un assistente virtuale è un assistente dell'ufficio amministrativo che fornisce la gestione generale dell'ufficio da una posizione remota. Le funzioni generali di gestione dell'ufficio includono funzioni di segreteria come archiviazione di documenti, raccolta e archiviazione di dati. Può anche estendersi all'assistenza legale e ai servizi di contabilità - praticamente qualsiasi tipo di lavoro d'ufficio che può essere realizzato nel mondo virtuale.
Spesso indicato come VA, il percorso di carriera di un assistente virtuale è diventato più comune negli anni '90, quando la tecnologia avanzata e gli uffici aziendali erano sempre più decentralizzati. Poiché la densità urbana e la congestione hanno contribuito a rafforzare la periferia nel corso degli anni, si sono sviluppate città marginali. Seguirono le imprese, spingendo le aziende ad aprire più filiali in varie città e stati. La globalizzazione è ora una forza aggiuntiva che spinge le aziende oltremare ad attingere a nuovi mercati e nuovi consumatori. Nacque la necessità di assumere personale in quegli uffici, ma spesso era associato a un costo più elevato.
Un assistente virtuale può essere un dipendente dell'azienda per la quale lavora o può essere un appaltatore indipendente. Un VA potrebbe telelavorare da casa o potrebbe lavorare negli uffici dell'azienda e gestire una o più località remote.
Le aziende VA stanno sempre più spuntando e contraendo i loro assistenti virtuali alle aziende. I fornitori di uffici virtuali in genere hanno circa 10 assistenti virtuali che gestiscono gli uffici virtuali di circa 100-150 aziende. Ad esempio, se una società di New York City desidera avere un ufficio virtuale a Los Angeles, utilizzando le nuove tecnologie, tale società non deve aprire una filiale fisica sulla costa occidentale degli Stati Uniti. La società può semplicemente acquistare un contratto con un fornitore di ufficio virtuale.
I fornitori di uffici virtuali forniscono alla società cliente un indirizzo locale e un numero di telefono locale. Un assistente virtuale viene assegnato per rispondere alle chiamate dell'azienda cliente all'indirizzo locale, rispondendo nel nome dell'azienda cliente e inoltrando le chiamate alla sede centrale dell'azienda o al rappresentante assegnato. L'assistente virtuale aiuta inoltre l'azienda cliente a rivolgersi ai consumatori senza doversi trovare in quella zona geografica. Questo aiuta a dare l'impressione che la società abbia una sede dinamica e attiva in quella remota città.
I fornitori di uffici virtuali possono anche raccogliere la posta dell'azienda, ordinarla e reindirizzarla. L'assistente virtuale può supervisionare gli obblighi legali e commerciali per l'azienda cliente in modo che possa funzionare in un'altra città, stato o paese. La nuova tecnologia Internet consente agli assistenti virtuali di gestire una serie di aziende o uffici attraverso software altamente organizzati. La tecnologia consente inoltre all'assistente virtuale di eseguire patch senza problemi attraverso le chiamate verso altre città o paesi.