Che cos'è la posta vocale automatica?
La posta vocale automatica è un tipo specifico di sistema di messaggistica telefonica. Analogamente alla ricezione di messaggi telefonici da parte di una segreteria telefonica, la posta vocale automatizzata recapita un messaggio vocale in modo digitale e senza l'uso di apparecchiature standalone aggiuntive. Una volta che un messaggio, noto anche come messaggio vocale, viene archiviato su un server, i destinatari previsti possono recuperare tali messaggi accedendo a un sistema per telefono e ascoltando la riproduzione di una registrazione vocale.
Oltre a offrire la possibilità di inviare e ricevere messaggi vocali, la posta vocale automatica funziona anche come modo per instradare le chiamate in arrivo. Questo è comunemente usato in aziende e organizzazioni con più dipendenti o dipartimenti. Offrendo ai chiamanti più opzioni di posta vocale, le persone sono in grado di selezionare come guidare le loro chiamate verso le parti appropriate. Ciò viene fatto selezionando uno o più messaggi che richiedono ai chiamanti di premere i numeri corrispondenti sulla tastiera di un telefono prima di inoltrare una chiamata.
A volte indicato come voice bank, la segreteria automatica viene comunemente utilizzata al posto di una persona attiva assegnata per rispondere alle chiamate in arrivo, ricevere messaggi e instradare le chiamate. Mentre le aziende impiegano ancora regolarmente receptionist e operatori telefonici, la posta vocale automatica viene spesso invocata per le chiamate fuori orario o per ricevere messaggi quando un dipendente si è allontanato dalla sua scrivania. I messaggi di posta vocale impediscono ai chiamanti di ricevere segnali di occupato o impediscono il suono prolungato di un telefono quando una persona non è in grado di rispondere. Allo stesso tempo, i chiamanti sono in grado di lasciare messaggi riguardanti la natura della loro chiamata, nonché le loro migliori informazioni di contatto in modo che il motivo della loro chiamata possa essere indirizzato da una chiamata restituita.
Oltre all'uso professionale, la posta vocale automatizzata è una funzione comune sulla maggior parte dei telefoni cellulari personali e viene spesso utilizzata su telefoni fissi residenziali e sistemi di telefonia VoIP. Alcuni tipi di sistemi di paging offrono anche un'opzione di posta vocale, così come le aziende che offrono numeri di telefono virtuali. Non è raro che una persona abbia più di un dispositivo o numero di telefono con un account Voicemail associato per raccogliere i messaggi in arrivo.
Mentre una segreteria automatica viene utilizzata principalmente per l'instradamento delle chiamate e la raccolta di messaggi telefonici, è possibile registrare anche i messaggi in uscita. Tali messaggi in genere includono richieste a un chiamante di lasciare un messaggio dopo aver richiesto di farlo con un tono speciale, ma molti messaggi in uscita contengono informazioni pertinenti che gli utenti potrebbero trovare utili nel mondo degli affari o per conoscenza personale. Gli esempi includono messaggi di posta vocale automatizzati in uscita relativi a eventi speciali, dove si trova un dipendente o importanti messaggi del servizio clienti.