Che cos'è Document Imaging?
L'imaging dei documenti è un elemento essenziale per fare affari oggi. Come mezzo per creare copie elettroniche di importanti documenti, diagrammi e immagini, l'imaging dei documenti aiuta a garantire che i documenti aziendali possano essere salvati e archiviati in modo sicuro. Ecco le nozioni di base relative all'imaging dei documenti, inclusa la memorizzazione e la distribuzione delle immagini salvate.
L'imaging dei documenti cartacei è molto semplice. Tutto ciò che è veramente necessario è uno scanner di qualità, un cavo USB per collegare lo scanner a un computer, quindi un software di scansione che consentirà di denominare e archiviare l'immagine salvata. Mentre gli scanner per documenti erano un po 'costosi, oggi sono disponibili unità di buona qualità a prezzi molto ragionevoli. Ciò rende possibile l'imaging dei documenti sia per le aziende che per la casa.
Una volta che il software è stato caricato sul disco rigido e lo scanner è stato riconosciuto dal sistema, è sufficiente posizionare il documento rivolto verso il basso sullo schermo dello scanner e premere il tasto Avvio per avviare la scansione. Funzionando in modo simile a una fotocopiatrice, lo scanner creerà un'immagine del documento, lavorando da un'estremità all'altra. Una volta completata la pagina, sarà possibile utilizzare il software per nominare il documento scansionato e quindi memorizzarlo sul disco rigido del computer. In alternativa, il documento scansionato può essere caricato su un CDR o caricato su un server per l'archiviazione e il recupero.
I vantaggi della scansione dei documenti sono numerosi. Uno, la creazione di una copia elettronica di documenti preziosi assicura che anche nel caso in cui l'originale venga perso, può essere ricreato stampando la copia elettronica. In secondo luogo, è possibile acquisire e conservare archivi preziosi degli anni passati, poiché l'imaging dei documenti crea una copia che non sbiadirà, ingiallirà con l'età o diventerà fragile nel tempo. Infine, l'imaging dei documenti semplifica la condivisione di copie di documenti cartacei con posizioni remote.
Ad esempio, se un addetto alle vendite è fuori dal paese e deve vedere una copia di un contratto cliente, non è necessario accumulare le spese relative alla realizzazione di una copia cartacea e all'invio tramite corriere. Al contrario, il documento acquisito può essere semplicemente inviato per e-mail o inserito in una rete a cui può accedere il socio. Ciò che un tempo richiedeva giorni ora richiede solo pochi minuti per realizzare l'imaging dei documenti.
L'imaging dei documenti ha cambiato il modo in cui molte aziende archiviano documenti importanti, oltre a rendere molto più semplice recuperare i dati quando necessario. Che i documenti siano costituiti da immagini, contratti o schemi di costruzione, le immagini di documenti importanti vengono conservate e disponibili ogni volta che sono necessarie.