最適なワークフロー自動化ソフトウェアを選択するにはどうすればよいですか？

ワークフロー自動化ソフトウェアは、ビジネスのプロセスを自動化するコンピュータープログラムの一種です。そのため、プロセスの1つのタスクが完了すると、プログラムは次のタスクを自動的に会社の次の人または部門に割り当てます。 ビジネスに最適なワークフローソフトウェアを選択することは、通常、ビジネスのニーズと、システムがそれらのニーズにどのように適合するかを評価することになります。 最適なワークフロー自動化ソフトウェアは、合理的なコストでスケジューリングや期限管理などの重要な機能を組み合わせます。

多くの場合、コストはビジネスに最適なワークフロー自動化ソフトウェアを選択する際の主な要因です。 予算を見て、実際にどれだけ使うことができるかを決めてください。 使用できる範囲を見つけることは、検討できるシステムの選択肢を絞り込むのに役立ちます。 さらに、最も高価なソフトウェアが最も幅広い機能を提供する場合がありますが、そのレベルの機能が本当に必要かどうかを検討してください。 使用しない可能性が高い機能に料金を支払わないことで、お金を節約できます。

考慮したいワークフローオートメーションソフトウェアに固有の機能の1つは、承認プロセスの仕組みです。 ソフトウェアにより、締め切りの承認のためにワークフロー自動化システムに日付をスケジュールすることができます。 日付が近づくと、ソフトウェアは作業の承認を担当するマネージャーに警告する場合があります。 ファイルが管理者の手にないが、プロセスに閉じ込められているか、従業員の机に埋められている場合、システムはこれを管理者の注意を引くことができます。

販売部門または組織の場合、販売プロセスを追跡するワークフロー自動化ソフトウェアを検索することができます。 プロセスのステップを入力したら、セールスリードが自動的にプッシュされるように日付を設定できます。 これにより、セールスリードを失うことを回避したり、プロセスのステップを見逃したりするのを防ぐことができます。 また、この機能を使用すると、特定のタスクを特定の営業担当者に割り当てることができます。これは、複数の営業担当者または国のさまざまな地域に分散している営業担当者がある場合に役立ちます。

事実調査のミッションに進んだら、ワークフロー自動化ソフトウェアのオプションを並べて比較します。 ニーズの大部分を満たすものと、基準と要件を満たさないものを分けます。 ニーズのほとんどを満たすオプションから、要件のリストに優先順位を付けます。 最高のワークフローマネージャーは、すべての最上位の要件と、重要性の低い要因のすべてまたは大部分を満たすものです。