最適なワークフロー管理ソフトウェアを選択するにはどうすればよいですか？

ワークフロー管理ソフトウェアは、ビジネスを構成する作業プロセスを整理および自動化するのに役立つシステムです。 最適なワークフローソフトウェアを選択するには、個々のビジネスのニーズを判断してから、ニーズのすべてまたは大部分を満たすソフトウェアを選択する必要があります。 ビジネスに最適なワークフロー管理ソフトウェアを見つけるには、ビジネスニーズを評価し、利用可能なソフトウェアプログラムに関する情報を収集する必要があるため、必要なものにオプションを絞り込むことができます。

ワークフロー管理ソフトウェアに必要なものを決定するための最初のステップは、自動化しようとしている作業プロセスを評価することです。 たとえば、このタイプのワークフローモデルを使用する多くの企業は、全国に散らばる販売員を抱える販売組織です。 ビジネスのワークフロー分析を行うと、プロセスが次のようになっていると判断する場合があります。まず、マーケティング部門がリストにハガキを送信します。 これはワークフローシステムに記録されるため、電話がかかってくると、電話に出た顧客サービス担当者は発信者が何を参照しているかを知ることができます。

問い合わせが来ると、顧客サービス担当者がコールを記録し、フォローアップコールがシステムによってエリアを担当する営業担当者に自動的に割り当てられます。 営業担当者は見込み客に電話をかけ、製品を販売します。製品はシステムに記録され、自動的に注文履行部門に送信されます。 この情報はすべてワークフロー管理ソフトウェアに入力され、社内の適切な人物に自動的に割り当てられるか、プッシュされます。

プロセスをオートパイロットに乗せるのに役立つプログラムを見つけることに加えて、ビジネスに最適なソフトウェアを選択する際に考慮する必要がある他の要因は、コスト、トレーニング、およびサポートです。 ニーズに合ったソフトウェアプログラムがいくつか見つかる場合がありますが、それぞれのコストを考慮する必要があります。 ソフトウェアが予算内に収まっている場合は、リストに残ります。 予算を超えるものは削除する必要があります。

次に、スタッフがプログラムの使用方法を学ぶのを支援するためにソフトウェア会社が提供するトレーニングを確認します。 継続的なサポートも重要です。 ソフトウェアに学習上の問題や技術的な問題がある場合、これらの問題を克服するためにビジネスとスタッフを支援する会社が必要です。

これらのすべての領域を評価したら、リストに残っているソフトウェア製品を見てください。 残りのオプションを順番に並べて、プログラムが最上位であなたのニーズのほとんどを満たすようにします。 ニーズの大部分を満たすソフトウェアは、ビジネスに最適なワークフロー管理ソフトウェアです。