提案書を書くにはどうすればよいですか？

多くの面で、提案書を書くことは他の種類のビジネスライティングと同じです。明確で簡潔で正確な文章は、あらゆるビジネス文書にとって重要です。ただし、ビジネスの提案では、提案のカバーレターなどの特定のコンポーネントが必要です。提案書は、履歴書のカバーレターのように、特定の提案の丁寧な紹介として機能します。アクティブな音声を使用し、受け入れられたビジネスライティングのエチケットに続き、読者の限られた時間に対する感謝を示すことは、成功した対応に最も重要です。

多くの場合、大規模な組織が複数のプロジェクトの要求を投稿する場合、提案のカバーレターは、ドキュメントが応答する提案（RFP）のリクエスト（RFP）の応答を読者に通知するために役立ちます。専門家や企業の間に既存の関係がない場合、提案書は、紹介と良い第一印象を与える機会の両方として機能します。関係がすでに存在する場合、カバーレターは賛辞を送る機会として役立つことができます。

当事者間に関係が存在するかどうかにかかわらず、各提案書は適切なビジネスライティングのエチケットに従うべきです。たとえば、ドキュメントは、適切な見出し、きちんとしたマージン、標準書体またはフォントでフォーマットする必要があります。適切な連絡先への手紙に対処し、クライアントの文化に受け入れられる専門的な挨拶を使用することが期待されます。誤った連絡先情報または非公式の挨拶は、提案書が読まれるか廃棄されているかに違いを生むことができます。

適切なエチケットとは別に、提案書のトーンも重要です。通常、正式でありながらパーソナライズされたアプローチは、通常、西洋文化で最適に機能し、一部のビジネス関係により非公式のトーンが可能になります。東部文化は通常、常にではありませんが、正式で専門的なアプローチを好みます。疑わしいリーガーがあるはずです適切な口調を描いて、正式で専門的なアプローチが最適です。

提案書は受け入れを保証しませんが、アクティブな音声と簡潔な書き込みを使用するとオッズが向上します。 1つが十分である場合、2つまたは3つの単語を使用しないでください。短く、単純な文は、長く複雑な段落よりも優れています。アクティブな声は明確さと自信を描写しているので、あなたの執筆の「そうなる」動詞を避けてください。 「あなたが望むなら」や「あなたが望むかもしれない」などのフレーズは避けてください。代わりに強力なアクション動詞と直接的な行動を求める。

提案書の特定のコンテンツは、プロジェクトとビジネス関係ごとに異なります。専門家がカバーの提案書を書く際に犯す一般的な間違いの1つは、付随する文書に含まれる情報を再ハッシュまたは要約することです。ほとんどのビジネス専門家は時間通りに限られていることに留意してください。読者の時間を尊重し、単に提案の内容を単純に言い換えてはいけません。代わりに、対面の紹介を念頭に置いて手紙を書いてください：何よ提案文書を引き渡す前に、あなたは自分自身を直接提示する方法を言うでしょうか？