提案書を書く方法は？

多くの面で、プロポーザルレターを書くことは、他のタイプのビジネスライティングと似ています。 明確で簡潔で正確な文章は、ビジネス文書にとって重要です。 ただし、ビジネス提案には、提案カバーレターなどの特定のコンポーネントが必要です。 提案書は、履歴書のカバーレターによく似ており、特定の提案の丁寧な紹介として機能します。 アクティブな音声を使用し、受け入れられているビジネスライティングのエチケットに従い、限られた時間の読者に感謝を示すことは、応答を成功させるために最も重要です。

多くの場合、大規模な組織が複数のプロジェクトのリクエストを投稿する場合、提案カバーレターは、ドキュメントがどの提案リクエスト（RFP）に対応するかを読者に知らせるのに役立ちます。 専門家や企業の間に既存の関係がない場合、提案書は紹介として、また良い第一印象を与える機会として機能します。 関係がすでに存在する場合、カバーレターは、両当事者間の賛辞、感謝の表明、または継続的な善意の拡大の機会として機能します。

当事者間に関係が存在するかどうかにかかわらず、各提案書は適切なビジネス文書のエチケットに従う必要があります。 たとえば、ドキュメントは適切な見出し、きちんとした余白、標準の書体またはフォントでフォーマットする必要があります。 適切な連絡先に手紙を送り、クライアントの文化に合った専門的な挨拶を使用することが期待されます。 連絡先情報が間違っていたり、あいさつがあいまいすぎたりすると、提案書を読むか破棄するかで違いが生じる可能性があります。

適切なエチケットとは別に、提案書のトーンも重要です。 フォーマルでありながらパーソナライズされたアプローチは、通常、西洋文化で最も効果的に機能し、ビジネス関係によっては非公式の口調が可能になります。 東洋文化では、常にではありませんが、通常、正式で専門的なアプローチが好まれます。 適切な口調に疑問がある場合は、正式で専門的なアプローチが最適です。

提案書は受け入れを保証するものではありませんが、積極的な声と簡潔な文章を使用することで確率が向上します。 1つで十分な場合は、2、3語を使用しないでください。 短くて単純な文は、長くて複雑な段落よりも優れています。 積極的な声は明快さと自信を描写するので、あなたの文章で「なる」動詞を避けてください。 「ご希望の場合」や「ご希望の場合」などのフレーズは避けてください。代わりに、強力なアクション動詞やアクションへの直接の呼びかけを選択してください。

提案書の具体的な内容は、プロジェクトおよびビジネス関係ごとに異なります。 専門家がカバープロポーザルレターを書く際に犯すよくある間違いの1つは、添付文書に含まれる情報を再ハッシュまたは要約することです。 ほとんどのビジネスプロフェッショナルは時間に制限があることに留意してください。 読者の時間を尊重し、あなたの提案の内容を単純に言い直さないでください。 代わりに、対面の紹介を念頭に置いて手紙を書きます。提案書を引き渡す前に、あなたが何を言うか、またはどのように自分自身を提示するか？