会議サービスとは何ですか？

会議サービスには、会議、会議、またはその他のイベントの予約、およびそれらのイベントを成功させるために必要なサービスの計画と提供が含まれます。 会議サービスは、通常、会議管理、イベント管理、イベント計画、またはイベントマーケティングとも呼ばれます。 会議サービスマネージャーは、会議またはイベントプランナーとも呼ばれます。 会議サービスはイベントによって異なりますが、通常は予算編成、宿泊手配、ケータリング、視聴覚機器とサポートが含まれます。

会議サービスには大きく2つのカテゴリがあります。社内の会議プランナーが管理するものと、サードパーティのプランナーが管理するものです。 社内ミーティングプランナーは、イベントを開催する施設の従業員です。 通常、グループの連絡先、つまり必要なすべての手配を担当するグループのメンバーは、イベントに使用する施設を事前に決定し、所有者に直接連絡します。 その後、会議施設管理者がその施設から割り当てられます。 グループで特定のサイトが選択されていない場合、外部またはサードパーティの企業が雇われます。 グループの連絡先は要件のリストを提供し、会議サービス会社は適切な施設の提案を開始し、グループとサイト間の仲介者として機能します。

すべてのイベントに必要な会議サービスには、宿泊と食事が含まれます。 このため、会議は多くの場合、オンサイトの会議施設を備えたホテルが主催します。 これらには通常、大小の会議スペース、コンピューターラボ、ボールルーム、スピーカーまたはプレゼンテーション用の視聴覚機能が含まれます。 食事は通常、施設の飲食部門が処理します。 これらの会議サービスはすべて現場スタッフによって管理され、会議サービスマネージャーによって調整されます。会議サービスマネージャーは、ニーズのグループから通知があれば必要なすべての手配を行います。

サードパーティの会議サービスマネージャーは、会議の開催場所に関する提案を提供し、ケータリングやホテルの予約など、その施設で提供されていない場合はすべての追加サービスを調整します。 このタイプの会議計画は、1つのホテルでは収容できないほど大きなグループや、サードパーティが最良の料金を交渉するのを手伝いたいグループにとって一般的です。 会議サービスには、滞在中にグループが望むレクリエーションの計画も含まれます。

会議施設の選択は、グループのニーズと、彼らがイベント中に何を達成しようとしているのかを調べることにより、最もよく達成されます。 典型的な会議には、見本市、企業研修プログラム、または毎年の授賞式が含まれます。 多くのホテルの会議サービスプランナーも、結婚式や小さな家族のイベントを計画しています。 会議サービスの専門家を雇う際の目標は、すべてのグループのニーズが満たされ、詳細について心配することなくイベントがスムーズに進むことを保証することです。