調達手順とは何ですか？

商品またはサービスを購入するすべての組織には、それらを取得するために使用する標準的な調達手順 （方法）があります。 これらの手順は、サプライヤの選択、契約交渉、発注、支払いなど、調達サイクルのすべての側面をカバーしています。 すべての企業には調達手順があり、支出活動を管理し、適切な承認が行われていることを確認し、過払いのリスクを減らすために使用されます。 調達または購買活動には、給与計算を除くすべての支出活動が含まれ、多くの場合、すべての支出の50％以上を占めます。

調達手順の開発の主な原動力は、すべての支出を管理することです。 実際に使用される手順はわずかに異なる場合がありますが、類似しています。 通常、適切な承認プロセスには、タスクの分離と、特定の価格以上の費用がかかるトランザクションに対する上級管理者の関与が含まれます。 別の標準的な調達手順は、注文書へのアクセスを制限し、商品を使用する人以外のマネージャーからの署名付き承認を要求することです。 受領者と承認のこの分離は、上級スタッフが注文を認識し、資料が必要であり、適切な目的に使用されることを確認できるようにすることを目的としています。

別の一般的な調達手順は、特定の商品について事前に承認されたベンダーの短いリストを作成することです。 ベンダーは、定期的に実施される入札プロセスを通じてリストに追加されます。 このプロセスは、透明性を確保し、企業に価格の割引を獲得し、品質基準を満たし、納期を確実にする機会を提供するように設計されています。

適切な調達手順のない企業にとってのリスクは多すぎて、良い価値を達成できず、不正を購入することです。 経理や調達のトレーニングを受けていない人の多くは、購入要求に関係する手順に腹を立てています。 ただし、これらのプロセスは、時間とお金の両方を節約するように設計されています。

他の一般的な調達手順には、さまざまな調達アクティビティをトリガーする値のしきい値の設定が含まれます。 たとえば、特定の金額を超える購入には、2つのレベルの管理者による注文の承認が必要になる場合があります。 はるかに高い価格の発注書では、提案の発行が必要になる場合があります。

場合によっては、企業は購入契約を守ることが求められる場合があります。 入札プロセスに参加したベンダーが公正な競争機会を提供されていないと感じた場合、訴訟を起こすことができます。 契約法は多くの法的活動の源であり、強力な調達手順を持つ企業は、ビジネス上の意思決定を守るのに最適な立場にあります。