提案書とは何ですか？

プロポーザルレターは、ビジネスプロポーザルに含まれるカバーレターであり、人々にプロポーザルの性質とプロポーザルを作成する会社を紹介します。 他のタイプのカバーレターと同様に、プロポーザルレターは、読者に必要な情報をすぐに知らせるように設計されていると同時に、レターの著者が仕事に最適であると読者に納得させます。 場合によっては、提案書は特定の形式とスタイルに従う必要がありますが、それ以外の場合は、より自由な性質のものである場合があります。

典型的な提案書には、提案書が対処することを意図している問題の簡単な議論と、提案書の重要な情報の概要が含まれています。 提案書には通常、時間と費用の見積もりと、提案の仕組みの簡単な説明が含まれています。 提案書には、提案を提供した個人または企業の経験、資格、および認定の詳細が記載されている場合があり、企業の歴史や背景情報も含めることができます。 全体を通して、このドキュメントには説得力のある口調があり、読者が添付の提案資料を確認することを奨励するように設計されています。

提案書を作成できる状況はいくつかあります。 企業または代理店が提案依頼書（RFP）を発行すると、RFPに応答する人々は通常、提出物とともに提案書を作成します。 通常、RFPには、著者の資格から関与する費用の見積もりに至るまで、提案書に何を含めるべきかを人々に伝えるための提案ガイドラインが含まれています。 ビジネス通信に関する情報を提供する参考書には、多くの場合、提案書がいくつか用意されているため、読者は提案書を正式に作成する前に提案書の作成に慣れることができます。

一部の提案書は未承諾です。 メールによる通信は安価で非常に費用対効果が高いため、企業は提案を使用して潜在的な新規顧客に製品を販売できます。 たとえば、オフィスソフトウェアの製造業者は、多数のオフィスに大量のメールを送信し、注文または詳細情報の要求に応じる企業からの少なくともある程度の関心を予想できます。 未承諾の提案書は、より一般的なものであるため、多数の人に送信できます。

各リクエストと各プロポーザルは非常に異なる可能性があるため、プロポーザルのリクエストに応答するために使用できるプロポーザルテンプレートを作成することは困難です。 通常、提案をまとめるには多くの研究が必要であり、読者のために言語を特別にカスタマイズする必要があります。 ただし、提案書の作成に使用される基本的なアウトラインを組み立てて、提案書のすべての必要な側面が完全にカバーされるようにすることは役立ちます。 企業はまた、古い提案や提案書のコピーを保持し、成功したものにメモを取り、将来の提案の開発に使用できるようにする必要があります。