ワークフローの実装に最適なヒントは何ですか？

ワークフローは、プロセスのステップを説明します。 ほとんどの場合、この用語は作業モデルを表すために使用されます。 たとえば、効率を改善したいと考えている保険会社のマネージャーは、クレームが通過する部門、クレームが通過する速度、さまざまな部門間のコミュニケーションのスムーズさを含むワークフローを分析できます。 マネージャーがワークフローの実装を実践するとき、彼または彼女は組織の日常業務に新しい手順を導入しています。 ワークフローを実装するための最良のヒントには、通常、過去の欠点、新しいテクノロジーの導入、従業員のトレーニングに対処する計画またはモデルが含まれます。

新しいワークフローの実装に価値があることを確認するために、マネージャーは最初に過去のシステムにどのような欠陥があるかを知っておく必要があります。 ほとんどの場合、ワークフローは無駄になりコストが増大するため、効果的ではありません。 プロセスのステージ間の無駄な時間、部門間の不明確なコミュニケーション、および互いに矛盾するデータのセットは、誤動作しているワークフローモデルの症状です。 これらの問題により、生産が遅くなり、誤用された労働と、最適な効果を発揮するために使用されていない技術が発生します。

ワークフローの実装を実践するマネージャーは、既存の問題をリストし、システム内のこれらの問題が発生している場所を特定する必要があります。 場合によっては、新しいプロトコルを作成すると、ミスの数と不正確な情報のインスタンスを減らすことができます。 プロセスの効率は、多くの場合、新しいテクノロジーの導入により改善できます。

複雑なプロセスを扱う管理者にとっての良いヒントの1つは、自動化されたワークフローを可能にするソフトウェアを導入することです。 ワークフローを実装するこの方法では、マネージャーがプロセスモデルを作成し、コンピューターモデルに入力できるようにする必要があります。 ほとんどのソフトウェアでは、ユーザーがテンプレートドキュメントにアクセスし、組織のニーズに合わせてインターフェイスをカスタマイズできます。 自動化されたワークフローは、ドキュメントが毎日同じような段階を通過する状況で特に役立ち、秩序正しく効率的なワークフローを可能にします。

ワークフローの実装では、従業員を訓練する必要があります。 多くの管理者は、新しいモデルが古いプロセスよりも効率的である方法を理解するように作られている場合、ほとんどの労働者が新しいワークフローモデルを受け入れていることに気付きます。 一部の労働者は最初は抵抗することがありますが、基本的なリーダーシップとビジネスの動機付けのテクニックは、多くの場合、新しい慣行を採用するのに効果的です。

新しいワークフローモデルを実装するマネージャーは、新しいテクノロジーを習得するのに十分な時間を労働者に与えるため、ゆっくりと行う必要があります。 実装を完了する前に、新しいテクノロジーを使用する従業員の能力を評価する必要があります。 同様に、多くの場合、新しいワークフローモデルは試行錯誤に基づいて調整する必要があります。 これは、管理者がより小さなエリアでプロセスをパイロットし、徐々に実装を拡大することで利益を得られることを意味します。