事務処理を整理するためのさまざまな方法は何ですか？

管理しようとしている情報の種類に応じて、事務処理を整理する方法はいくつかあります。 例えば、一部の人々は毎日彼らの家に彼らの方法を見つける郵便物と雑多な書類を扱うのを手伝う必要があるかもしれません。 不可欠な事務処理と不要な混乱が混同された、混乱したホームオフィスを持っている人もいます。 さらに他の個人は、論文をきちんと整理しているかもしれませんが、邪魔にならないように保管スペースが不足しているだけです。 これらのタイプの問題にはそれぞれ実用的な解決策があります。 多くの人は、最良の選択肢は、ソート、パージ、ファイリング、および保管の組み合わせであると感じています。

組織の専門家は、多くの場合、書類の整理や調教に関する特定のルールを持っています。 たとえば、一部の専門家は、紙を扱うときはできる限り数回紙に触れないようにすることを推奨しています。 多くの人は、毎日のメールをすぐに開き、後で処理するためにさまざまな山に入れるのではなく、破棄するかファイルするかを決定することを提案します。 支払われる請求書は期日に従って整理することができます。また、支払いカレンダーまたはリマインダーシステムを利用して、支払いの遅れを防ぐことができます。

いくつかのツールの助けを借りて日常的に書類を整理することは、誰かが雑然とすることを避けるのを助けることができます。 紙の取り扱いに役立つ可能性のあるアイテムには、着信メール用のバスケットやトレイのほか、不要な文書を廃棄するためのごみ箱やリサイクルビンが含まれます。 小さなバインダーやオーガナイザーも、人々が定期的に持ち運ぶものに役立ちます。 たとえば、買い物の際にクーポンを使用する人は、携帯型のアコーディオン型オーガナイザーを活用できます。

ホームオフィスの整理を試みる場合、多くの人はファイルフォルダーとキャビネット、またはラベルの付いた箱を使用して書類を整理することを好みます。 不要なアイテムを削除した後、オフィスに残っている書類を特定のカテゴリに応じてソートおよびファイリングできます。 これらの一般的な例には、個人情報、医療記録、および財務情報が含まれます。 丈夫な段ボールまたはプラスチック製の容器は、定期的に調べる必要のないドキュメントの長期保管に役立ちます。

書類を整理するための追加のヒントは、家の中の実際の紙の量を減らすことです。 多くのドキュメントをスキャンして、コンピューターまたは外部ハードドライブに保存できます。 予算やその他の家計簿用のコンピューターファイルを作成して、余分な紙をなくすこともできます。 必要に応じて、必要に応じてドキュメントのハードコピーを印刷できます。 かけがえのない文書や公式文書を保管するには、個人用金庫またはセーフティボックスをお勧めします。