印刷監査とは

印刷監査は、通常、提案または契約の更新を求める印刷サービスの要求を見越して、大規模な組織によって実施されます。 印刷監査の主な目的は、現在のプリンターの使用状況、印刷リソースへのさまざまなアクセス方法に関するメトリックを収集し、印刷活動に関連する総運用コストを決定することです。 通常、監査という用語は詳細な財務レビューに関連付けられています。 ただし、監査の主な目的は、公平な専門家が情報を収集し、エグゼクティブレベルでの意思決定を支援するための正式なレポートを提供することです。

印刷監査の範囲は、実行可能な応答を確保するために、プロセスの開始時に明確に定義する必要があります。 印刷機能または関連ジョブの定義は重要です。これは、仮定が誤った結論をもたらす可能性があるためです。 たとえば、印刷監査には、コピー、電子文書スキャン、印刷ジョブ、またはこれらのオプションの組み合わせが含まれる場合があります。 他の企業や業界では、印刷には、すべての外部印刷サプライヤーまたはパンフレット、パンフレット、関連アイテムなどのアイテムの契約が含まれます。

印刷監査の最初のステップは、使用状況メトリックを収集することです。 すべてのプリンターにはコピーカウンターがあり、デジタルユニットはこの情報を電子的に保存します。 一部のプリンターは多機能ユニットとして知られており、印刷、スキャン、およびコピーが可能です。 これらの各タスクのメトリックは個別に保存されます。 カラーオプションと白黒オプションの両方を備えたユニットも、これら2つのタスクを分離して精度を高めています。

包括的な印刷監査には、印刷リソースへのアクセス方法に関する情報を含める必要があります。 多くの場合、同じ組織内には複数のプロセスがあり、これはアクセスされるサービスのタイプに基づいて行うことができます。 たとえば、現代のオフィスには、通常はグループで共有される完全にネットワーク化されたプリンターがあります。 他の施設では、各ワークステーションに個別のプリンターが設置されている場合があります。 大規模な印刷ジョブまたは特別なリクエストは、ベンダーの選択リストまたは電話帳からランダムに選択されたリストに送信できます。

すべての印刷関連活動の総運用コストは、印刷監査の重要な部分です。 この情報には、固定機器の費用、消耗品、修理サービス、外部印刷費用、電気、およびスペース要件が含まれている必要があります。 ほとんどの企業にとって、印刷活動の総コストは非常に高く、コスト削減策を導入するのに最適な場所です。 総運用コストを測定する場合、これらのユニットのメンテナンスとサポートに専念するスタッフの時間も含める必要があります。