プロジェクト提案とは？

プロジェクト提案は、行動計画を提示し、行動が必要な理由を概説し、文書の本文で推奨されている行動の実施に同意し承認するよう読者に納得させるために設計された文書です。 多くの場合、文書は現在または将来のクライアントによって発行された提案依頼書（RFP）への応答として作成されます。 ただし、このタイプのドキュメントは、特に社内の誰かが会社をより収益性または効率的にする方法のアイデアを持ち、アクションを実装するための承認と支援が必要な場合に、内部目的に役立つように準備することもできます

いずれの場合でも、読者が思考の結論への論理的な進行を追うことができるように、プロジェクト提案が明確に配置されます。 多くの提案例では、初心者でも効果的な提案書の作成に役立つ基本的なガイドラインを提供しています。 ガイドラインでは、通常、プロジェクト提案の5つの主要なコンポーネントまたはセクション（導入、背景、戦略、予算または資金調達、および結果）を特定します。

プロジェクト提案の入門セクションでは、プロジェクトが何であるか、そしてそもそもプロジェクトを検討するのに時間をかける価値がある理由を読者に伝えることがアイデアです。 基本的に、このセクションは、データの表示に費やされた時間と労力、およびプロジェクト自体のメリットと実現可能性を読んで検討するのに必要な時間を検証するのに役立ちます。 導入部は、プロジェクトの要点を提示する場所ではなく、その可能性を確立し、読者がより多くのことを学ぶことを奨励するのに十分な関心を育てるだけです。

背景には、導入の基本的なポイントが説明されており、多くの場合、履歴データ、将来のニーズとパフォーマンスの予測、およびビジネスの現在の状況に基づいて、プロジェクト計画が適切な理由が挙げられます。 背景は、プロジェクトが過去の行動によって生じたニーズをどのように満たし、将来のニーズを予測し、それらにタイムリーに対処できるかについてのケースを構築するのに役立ちます。 ほとんどの場合、背景のセクションでは、何かを行う必要があることをしっかりと確立し、その何かを達成する方法を学ぶための道を開きます。

プロジェクト提案の戦略セクションでは、プロジェクトを成功させるために必要なすべての手順を概説することが目標です。 多くの場合、この戦略は、プロジェクトの短期および長期の目標を定義するのに役立ち、各ステップを体系的に達成する方法と、その取り組みから期待できるリターンのタイプを説明します。 ここで、読者はプロジェクトがどれほど重要であるか、そして将来のために自分自身をポジショニングしながら、会社が利用可能なリソースをより有効に活用するのに役立つ可能性についてのアイデアを得ます。

予算のセクションでは、ほとんどの意思決定者がプロジェクトを承認する前に知っておく必要のあること、つまりプロジェクト提案の実施にかかる費用について説明します。 このセクションでは、詳細を十分に研究された事実と数値でバックアップし、プロジェクトの開始と維持に必要な資金調達の考えられるすべての側面をカバーする必要があります。 ここでは多くの提案が失敗しています。詳細の欠如と含まれている詳細の裏付けとなる証拠のためです。

最後に、プロジェクトの提案は、プロジェクトを実施した結果を示しています。 これは、すべての利点が明確に記述されているセクションです。 利点には、運用コストの削減、ビジネスのパブリックプロファイルの増加、売り上げの増加、利用可能なリソースのより効率的な使用による利益の増加などが含まれます。 予算の詳細と同様に、真剣に検討するためには、指定されたすべてのメリットを他のデータでサポートできることが重要です。

正式なRFPが提供されると、提案書の作成が簡単になる場合があります。 多くの場合、RFPは提案の基本構造をレイアウトし、潜在的なクライアントに関心のある特定の情報に関する非常に貴重な手がかりを提供し、データが提示される順序を定義します。 RFPが提供される場合、文書の仕様に従ってレターを作成することが不可欠です。 それ以外の場合、提案は破棄され、規定に厳密に従った他のベンダーのいずれかがビジネスに授与されます。