エンタープライズコンテンツ管理とは何ですか？

エンタープライズコンテンツ管理は、文書を管理するソフトウェア製品です。 このタイプのソフトウェアは、大企業や機関で最も一般的に見られます。 このタイプのソフトウェアの要件は、コンテンツを開発するためにワードプロセッシングプログラムを使用し、多数の編集者と寄稿者でこのプロセスを管理する必要性から生じました。

エンタープライズコンテンツ管理ソリューションには、Webサイトコンテンツ管理とビジネスプロセスコンテンツ管理の2つのクラスがあります。 両方のクラスは、ドキュメントの管理、編集、バージョン管理、および承認を改善するために設計された機能の標準セットを提供します。 これらの概念の実際の実装は、2つのオプション間で異なります。 これは、これらのシステムを使用するために必要な透明性とビジネスプロセスに影響を与えます。

Webサイトのエンタープライズコンテンツ管理システムでは、ワークフローの結果が会社のWebサイトに公開されます。 すべてのドキュメント、ドラフト、およびバージョンは、Webサーバーに保存および管理されます。 このシステムにアクセスするには、ユーザーはインターネットにアクセスして会社のWebサイトにアクセスします。 ユーザーは、ユーザー名とパスワードを入力して、作成、編集、承認を担当するコンテンツを表示します。

Webサイトに公開される各ドキュメントは、このシステムで作成する必要があります。 記事の作成者は、編集のためにチームに提出します。 さまざまなユーザーがドキュメントにアクセスし、編集し、変更を保存できます。 ソフトウェアは、各ユーザーが行った変更を追跡し、バージョンを適切な順序に保ちます。

編集プロセスの最後に、ドキュメントはレビューのために承認者に送信されます。 承認者は最終ドラフトバージョンをレビューし、誰が行ったすべての編集および変更を確認できます。 承認されると、ドキュメントはWebサイトに公開されます。

ビジネスプロセスのエンタープライズコンテンツ管理システムは、ネットワーク化されたドキュメントサーバー上にセットアップされ、企業のファイアウォールの背後に配置されます。 アクセスは、あなたの立場と責任のレベルに基づいて許可されます。 この環境では、文書はすべてワードプロセッシングソフトウェアに保存されるため、ユーザーは既存のツールを簡単に利用して要件を満たすことができます。

ドキュメントはテンプレートベースまたはフォームベースにすることができ、共有リポジトリに保存されます。 ユーザーはテンプレートにアクセスし、必要に応じて更新します。 完了すると、ドキュメントは共有ディレクトリに投稿され、ビジネスプロセスの次の人に通知が送信されます。 必要に応じてドキュメントを確認および編集します。 完了すると、ドキュメントは承認され、それ以上の変更はできなくなります。