事務局管理とは何ですか？

エグゼクティブとは、一般に、マネージャーやアシスタントマネージャーなど、会社で上位レベルの地位にある人のことです。 管理は、その人のニーズと、エグゼクティブが仕事を適切に行うために満たさなければならないニーズに対応しています。 通常、事務局の管理は、高レベルの従業員のオフィスのニーズといくつかの個人的なニーズの世話をすることを意味します。 このような傾向には、さまざまなものが含まれる可能性があります。

エグゼクティブオフィス管理トレーニングプログラムを見ると、小規模オフィスを管理したり、秘書や管理アシスタントなどの下位レベルの役職に就く準備ができるとよく言われます。 オフィスのスタッフの数が職位と責任を決定する可能性があり、一部の人々はエグゼクティブ秘書のような役職でオフィス全体を運営しています。 管理は必ずしもオフィスの管理に変換されるわけではありません。これは、人々がキャリアを選択する際に行うべき重要な区別です。

基本的に、エグゼクティブのオフィスのサポートスタッフは、ある種のエグゼクティブオフィス管理を行っています。 毎日実施または遂行される可能性のあるジョブには、電話への応答、メッセージの受信、予約が含まれます。 オフィスの従業員は、速記を使用して口述の文字を記録し、次にこれらを入力し、校正し、署名を取得して送信します。 また、ほとんどのオフィスは活動の記録を保持する必要があり、管理アシスタントまたは秘書がファイルシステムの管理、すべての記録の提出、必要に応じて必要なファイルの取り出しを担当する場合があります。

ファイリングは必ずしも紙の上にあるとは限らず、事務局の管理者はいくつかのビジネスコンピュータプログラムを使用して特定の記録を維持する可能性があります。 同様に、過去に電話に応答して手紙を書くことが最も一般的なコミュニケーションソースだったかもしれませんが、今日の事務局管理で働く人は、オフィスの内外の人々にテキスト、ツイート、または電子メールで連絡します。 事務局の管理チームの一員である人々は、一般の人々や、会議のために事務所に立ち寄ったり、幹部と話をしたりするビジネスの他の人々と直接接触する可能性があり、一部の従業員は干渉を実行する必要があるかもしれません彼または彼女が訪問または長い会議に利用できない場合、そのエグゼクティブのために。

この管理の一部は、幹部のニーズに対応しています。 これらには、予定表の管理、予約の作成またはキャンセル、必要に応じた交通機関や旅行の計画のスケジューリングが含まれます。 仕事には、経営陣の家族と日付や時刻をやり取りしたり、ドライクリーニングなどを拾ったりするような、より個人的な作業も含まれます。

事務局管理の最上位にあるのは管理職であり、これらの従業員は上記のすべての活動に参加することができます。また、事務局と従業員も管理します。 これは、監督者として行動し、雇用、解雇、または懲戒の権限を持ち、従業員との会議またはその他のコミュニケーションを行って、オフィスを円滑に運営し続けることを意味します。 これらのオフィスのすべてのレベルの従業員にとって、目標は専門的かつ効率的に働き、経営者の仕事をサポートすることです。 明らかに、仕事の種類は、各役員の役職や会社員や役員が雇用されている会社の種類によって異なる場合があります。