支出サイクルとは何ですか？

支出サイクルは、ビジネスまたは消費者が特定の商品またはサービスの購入が必要であると判断した時点から、購入の全額が支払われる時点までに発生することを定義するプロセスの一種です。 サイクル内に含まれるステップの数と種類は、調査の複雑さや最終的に購入の許可を取得することによって異なります。 これらの購入の支払いをいつ、どのように入札するかを決定する際に関係するポリシーと手順に基づいて、プロセスはさらに複雑になる場合があります。

多くの企業にとって、支出サイクルは特定の購入を行う許可の付与から始まります。 通常、購入を希望する当事者は、購買依頼フォームと呼ばれるものを購買担当者または部門に提出する必要があります。 エージェントが要求を検討し、要求されたアイテムが会社の価格設定ガイドラインと予算制限内にあることを発見した場合、サイクルの次のステップは注文番号の発行を伴います。 その時点で、元のリクエストを送信した当事者は、許可されたベンダーに連絡して注文を行うことができます。注文の請求書​​に記載されている詳細の一部として購買エージェントによって割り当てられた注文番号が含まれることに注意してください。

注文が行われ、要求されたアイテムが配信されると、支出サイクルの次のステップでは、アイテムの受領を会計処理し、会社構造内の特定の部門または部門にコストを割り当てます。 関係する会社のタイプに応じて、アイテムは実際に特定の部門に支払われるまでアクティブな在庫に配置される場合があります。 たとえば、会社が販売のために提供する商品の作成に使用される原材料は、製造プロセスの最初のリンクとして機能する部門にリリースされて請求されるまで、会社の倉庫に保管されます。

支出サイクルの最終ステップには、購入した商品の支払いのスケジューリングが含まれます。 場合によっては、配達時に支払いを行う必要がある場合など、サイクルが非常に短くなります。 それ以外の場合、支出サイクルのこの最後の部分では、ベンダーが割り当てた期日に基づいて現在の未払いの請求書を整理し、買掛金チームが各請求書の確認と支払いの承認を行います。 その時点で、支払いは請求書に記載されている実際の期日以前に行われるようにスケジュールされます。 会社のポリシーに応じて、その支払いは、ベンダーのアカウントに行われる電子送金、またはベンダーが提供する送金アドレスに準備して郵送する小切手という形で行われます。 通常、支払いが処理され、発行銀行が清算されると、支出サイクルは完了したと見なされます。