必要な秘書スキルとは何ですか？

現代の秘書は、多くの場合、スタッフや顧客が適切な場所に適切な場所にいて、必要な適切な文書や情報を持っていることを確認することにより、オフィスや組織を結び付ける接着剤です。 秘書のスキルは、アポイントメントの予約や会議室の設定から法的文書の作成まで多岐にわたります。 秘書が勤務する会社のタイプと規模によって、必要なスキルが決まることがよくあります。 ただし、タイピング、スケジューリング、電話スキルなど、すべての秘書が習得すべき基本的な秘書スキルがいくつかあります。

一流のコミュニケーションスキルは秘書にとって重要です。 秘書にとって、電話、文書、プレゼンテーションなど、さまざまな方法で顧客や同僚と情報を明確に伝え、共有できることが重要です。 秘書は多くの場合、上司や部門の1日のイベントを調整します。これには、会議のスケジュールや会議に出席する人への必要な文書の提供が含まれます。 秘書は毎日さまざまなタスクに直面しているため、創造的な問題解決スキルも重要です。

一般的なオフィスタスクに加えて、秘書のスキルにはイベントの計画も含まれている必要があります。 大規模な会議は、多くの場合、会議センターやホテルの会議室など、オフサイトの場所で開催されます。 秘書は、会議スペースを予約し、すべての関係者がそこに到着するための指示を提供することに加えて、出席者のために宿泊施設、レンタカー、空港シャトルを手配することをしばしば担当します。 会議中にゲストにスナック、食事、飲み物を注文することは、部屋が正しく設定され、適切な技術的接続を提供することと同様に、しばしば秘書に任せられます。

正しい文法、句読点、スペルを使用する能力は、文書、プレゼンテーション、通信を準備するために重要です。 秘書のスキルには、エラーのないドキュメントを作成するために効果的に校正作業を行えることも含まれる必要があります。 法律および医療秘書などの一部の専門職も、これらの職業で使用される用語を完全に理解する必要があります。 オンラインでの使用、配布資料、グループでのプレゼンテーション用にさまざまな視覚的グラフィックを作成する機能は、秘書に通常必要とされるもう1つのスキルです。

マスター技術は、ほぼすべての秘書職に必要です。 秘書のスキルには、さまざまなソフトウェアプログラムで作成された添付ファイル、チラシ、写真の操作など、高度なメール機能が含まれている必要があります。 多くの秘書が外出先で働いているため、最新のワイヤレス通信スキルを習得する必要があります。 多くの場合、ドキュメントと写真は編集して共有する必要があるため、さまざまなコンピュータープログラムで作業できることが不可欠です。