ブランチオフィスマネージャーの機能

支社のマネージャーは、地域事務所を完全に運営するために企業に雇われています。 支店役員の責任の正確な範囲は会社の規模に応じて変わりますが、通常、職務には従業員の管理とオフィスの日々の機能の処理が含まれます。 これには、電話への応答、ファイリング、スケジュール設定、および集荷と配達の処理が含まれます。 大規模なオフィスでは、ブランチオフィスのマネージャーが上記の各タスクを担当する個々の従業員を監督します。 雇用やトレーニングなどの基本的な人的資源管理も、ブランチオフィスマネージャーの職務記述書の一部である場合があります。

企業は、地域または国に複数のオフィスを持ち、異なる地域での運用を管理する場合があります。 各支店には、その機能と動作を確認するためのオフィスマネージャーが必要です。 オフィス内で、支店長は、すべての仕事が会社のニーズに最適な方法で満たされていることを確認します。 この目的のために、支社のマネージャーは、特定のタスクに必要なスタッフの数を決定する責任があり、各ポジションの特定の職務記述書の設定も担当する場合があります。 スタッフの調整は、ブランチオフィスマネージャーの主要な責任です。

多くの場合、各従業員のスケジューリングもオフィスマネージャーによって処理されます。 これは、個々の従業員のスケジュールの競合を考慮しながら、スタッフのニーズを満たすことを必要とするジャグリング行為です。 休暇や産休などのために従業員が休暇を必要とする場合、マネージャーは補償が提供されるようにします。 利益や顧客数の増加から会社が成長した場合、支店の役員マネージャーは追加のスタッフを雇用します。 これには、履歴書の確認、面接のスケジュール、新規採用トレーニングの実施が含まれます。

スタッフ管理を超えて、ブランチオフィスマネージャーは、作業に必要なすべての機器が正しく機能することを確認します。 コンピューター、コピー機、ファックス機、および電話回線は、情報技術スタッフによって保守される場合がありますが、新しい機器の購入とサービス修理時間のスケジュールを担当するのはオフィスマネージャーです。 供給在庫管理と購買は、オフィスマネージャーが扱う他の領域です。 これには、紙、ペン、出荷および梱包製品、オフィス休憩室の材料の購入が含まれます。

メールは、ブランチマネージャーが監督するもう1つの重要な領域です。 毎日、ビジネス用のメールをソート、配布、および提出する必要があります。 通常、別の従業員が郵便室を担当する予定です。 マネージャーはこの従業員を監督し、すべてが正しく処理されることを保証します。