文書管理スペシャリストは何をしますか？

文書管理の専門家は通常、高度な技術製品に付属する文献、マニュアル、および指示資料の微調整​​に多くの時間を費やします。 ほとんどの文書管理の専門家は、エンジニアリングや医薬品製造などの業界で働いており、その作業は複雑で、簡単な言語は珍しいです。 ただし、明確な指示と製品使用情報が不可欠であり、文書管理の専門家が出番です。この専門家は、一般に公開されている文献やテキストの品質管理として機能します。 この仕事には、大部分の確証、データ入力、一貫性チェックが含まれます。

ほとんどの場合、文書管理の専門家はテクニカルライティングチームのメンバーとして働いています。 テクニカルライティングは、基本的に手順または製品の本質を把握し、それを消費者がより容易に理解できる言語で組み立てることを目指しています。 ただし、これには単なる説明と翻訳以上のものが含まれます。 技術文書管理の専門家は非常に正確で、資料全体で一貫した言語とコーディングが使用されていることを確認する必要があります。 容易に理解できない公開または配布された情報は、負傷または製品の誤用につながる可能性があり、どちらも製造業者に悪影響を及ぼす可能性があります。

文書管理の専門家が取り組んでいるもののほとんどは、電子製品および技術製品に付属の取扱説明書と技術文書です。 執筆チームがこの情報の編集を完了すると、文書管理の専門家が情報を確認し、明確さと正確さを求めます。 これには、多くの場合、高度な技術用語の特別な業界固有の用語集の使用が含まれます。 これらの用語は、資料全体で一貫して定義および使用する必要があります。 専門家がエラーを見つけたり、より明確な説明が必要な場所を発見した場合、通常、問題の文書を執筆チームに送り返します。

文書管理のスペシャリストの仕事の有効性は、一般に、細部への鋭い注意と複雑な素材に対する適性を必要とします。 ただし、通常、専門家は主題に関する多くの専門知識を持っている必要はありません。 ほとんどの場合、ドキュメントのスペシャリストは、仕事で業界の内外を学ぶことができます。 軍事および国防分野のプロジェクトには例外が存在します。これらの専門家は通常、構築および記述されている部品についての直接的な知識を持っている必要があるためです。 ただし、他のほとんどの状況では、学士号、ライティングと編集の経験、および強力な組織スキルが唯一の要件です。

工学と科学以外では、「文書管理の専門家」という用語は、めったにありませんが、しばしば郵便書記とほとんど変わらないエントリーレベルの従業員に適用されます。 これらの従業員は、文書の流入を処理し、メモを処理し、送受信メールをソートします。 この種のプロと製造業のトップ層で働く人々は、役職を除けばほとんど共通点がありません。