ミーティングプランナーは何をしますか？

ミーティングプランナーは、ビジネスミーティングやコンベンションの前後にすべての詳細を処理します。 会議の計画者は、会議の場所を決定し、すべての予約を行います。 彼らは会議スペースを予約するだけでなく、スピーカーとケータリングの手配をします。 計画担当者は、必要なすべてのオーディオビジュアル機器とコンピューター機器が会議会場に予定通りに配置され、適切に機能していることを確認する必要があります。 ミーティングプランナーがミーティングに参加して、参加者に挨拶し、問題を処理し、参加者のコメントカードを配布および収集します。

会議の結果をフォローアップすることは、会議の計画立案者としての重要な部分であり、多くの計画立案者が出席者にコメントカードを配布します。 優れたプランナーは常にスキルを向上させようとしています。 ミーティングの出席者からのコメントは、プランナーが気付いていない問題を見つけるのに役立ち、将来のミーティングで同じ間違いが繰り返されないようにすることができます。

会議の目的は、イベントのすべての手配を行うプランナーが念頭に置いておく必要があります。 たとえば、新製品を上級管理者に紹介することを主な目的として企業会議が開催されている場合、プランナーはそのアイテムについて最も知識のあるスピーカーを見つけようとします。 製品によっては、会議中の適切な時間にアシスタントが製品を配布するよう手配することもできます。 イベントでは、ミーティングプランナーがプラットフォームまたはステージでスピーカーを紹介することがあります。

会議のプランナーは、割り当てられた予算内でイベントのすべての手配を行う必要があります。 キャンセルやその他の料金を回避するために、会議のプランナーは、スペースとサービスを予約するのに適切な時間を許可する必要があります。 また、契約を理解し、複数の異なる企業から提出された提案から最適な提案を選択する方法を理解する必要があります。 通常、会議のプランナーは、少なくとも学士号を取得する必要があります。

出席者の登録は、ミーティングプランナーによって慎重に処理されます。 会議の計画者は、会議のスケジュールを参加者に通知し、町外の会議に出席する従業員の宿泊施設と交通機関を手配する必要があります。 また、立案者は、展示会のパンフレットなどの情報アイテムが適切に印刷され、時間通りに配達されることを確認する必要があります。

旅行は、多くの会議プランナーのキャリアの大部分です。 企業セミナーは魅力的な環境で開催される傾向があるため、ほとんどのプランナーは素敵なホテルに滞在します。 ただし、計画者は、会議中に設定された詳細と計画されたイベントを監視し、通常、早朝に作業を開始する必要があります。 会議の計画者は、名前タグが時間通りに到着して正確であることを確認するなど、ごく小さなことでも常に覚えておく必要があります。