個人秘書は何をしますか？

秘書の一般的な職務はさまざまであり、1人だけのために働く特別なタイプの秘書は、個人秘書として知られています。 この従業員は、オフィス内の人々のグループではなく、個人、通常はエグゼクティブまたはその他の重要な組織のリーダーの専門的なニーズに対応するサポートの役割を果たします。 個人秘書の特定の職務には、スケジュールの維持、ベンダーへの連絡、旅行の予約、会議の開催、報道機関との連絡の維持などが含まれます。

秘書の役割は、雇用主のニーズが変化するにつれて日々変化する可能性があります。 秘書の仕事の多くはオフィスで行われる可能性があり、事務局は書類の提出、請求書やその他の支払い書類の追跡、電話や電子メールへの応答、クライアントや他のオフィス訪問者との会議、アシスタントのスタッフを監督する場合もあります。 オフィスの外では、秘書が雇用主と一緒に旅行し、ホテルの予約とフライトを予約し、オフィスを離れている間は雇用主の他の専門的なニーズに対応する場合があります。

ほとんどの場合、個人秘書は、前進する前に特定の業界またはオフィスで長年、エントリーレベルまたはミッドレベルの秘書として働いていました。 多くの秘書は、より高い責任を負うポジションに適格になるために、中等後資格を取得しています。 業界固有の資格を取得する必要がある場合もあります。 これは、個人秘書が業界に直接関係する書類を処理する場合に特に重要です。 たとえば、医療環境では、秘書が特定の書類を分類するために使用されるさまざまな用語を理解できるように、医学用語のクラスを取る必要がある場合があります。 法務長官は、仕事に関係する書類やその他の通信を管理するために、さまざまなタイプの法律用語を理解する必要があります。

個人の秘書は、その責任が刻々と変化する可能性があるため、非常に順応性があることが重要です。 仕事は、一部の設定ではかなり高いストレスになる可能性があり、一部の雇用主は他の雇用者よりもはるかに厳しいでしょう。 秘書は他の人との調整、一般の人々とのやり取り、雇用主に代わって通信を管理することに多くの時間を費やすため、効果的にコミュニケーションをとる能力は不可欠です。 場合によっては、秘書は複数の雇用主に出席する可能性があります。つまり、複数のワークロードのバランスを取る必要があります。