秘書は何をしますか？

私用秘書は、しばしば企業幹部または中小企業の経営者に報告します。 この特別なアシスタントは、電話に出たり、メールを開いたり、予定を設定したりといった日常的なタスクを実行できます。 仕事には、会議への参加、メモを取る、これらのセッションの議事録の入力も含まれます。 マネージャーが旅行する必要がある場合、秘書は航空会社とホテルの予約を行うか、経費の承認を受けた資金を取得する責任があります。

私用秘書の主な目的は、多くの場合、幹部の時間の多くを占める日常的なタスクを処理することです。 このワーカーは、マネージャーが直接または電話で過度に中断するのを防ぐためにも使用されます。 このため、秘書はしばしば電話や訪問者を選別し、上司にメッセージを受け取って、個人が直接その人と話すことを許可しません。

秘書が書面による通信を選別することもあります。 これには、メールをピックアップして開くことが含まれます。 上司が個人的に処理する必要のある手紙は、その後、引き継ぐことができます。 場合によっては、秘書が企業の電子メールアカウントにアクセスし、それらを選別することもあります。

幹部が会議を開くとき、私用秘書が時々出席します。 これは、秘書が会議のメモを取り、提起された質問を書き留められるようにするためです。 イベントの後、秘書が議事録を入力し、出席者に配布する責任を負う場合があります。

個人秘書は、しばしば個人的なアシスタントのような役割を果たします。 これは時々、監督者の旅行手配の世話をすることを意味します。 また、アシスタントは、この旅行に関連するビジネスを行うエグゼクティブの予約をスケジュールすることもできます。たとえば、レンタカーの受け取りやドライクリーニングの中止などです。

多くの組織では、この特別なアシスタントは部門の予算と大きな関係があります。 秘書は、新しいプロジェクトの提案を提出し、労働または材料の見積もりを取得する責任を負います。 場合によっては、この労働者が小口の現金基金や事務用品の買い物を担当することもあります。

個人秘書になるために必要な教育の量は組織によって異なりますが、一般的に少なくとも高校の卒業証書が必要です。 経営管理の大学のコースも役立ちます。 この秘書は仕事中にさまざまなタスクを実行する必要があるため、快適な性格とプレッシャーの下でうまく働く能力が期待されます。