プロジェクトアシスタントは何をしますか？

通常、プロジェクトアシスタントは、プロジェクトマネージャーまたはプロジェクトディレクターがジョブを実行するために必要な義務を果たすのを助けます。 ほとんどの場合、これには事務および管理機能が含まれます。 また、プロジェクトアシスタントは会議に出席する場合があり、プロジェクトマネージャーが不在の場合に質問に回答する責任があります。 プロジェクトのサイズに応じて、アシスタントは単一のジョブとプロジェクトマネージャーに専任することも、複数のプロジェクトの複数のマネージャーを同時に支援することもできます。

プロジェクトアシスタントの仕事の中核は、一般的に事務職と管理職を中心にしています。 ほとんどのプロジェクトは、タイムライン、予算、タスクリストなど、ファイルとスプレッドシートに大きく依存しています。 これらを最新の状態に保ち、更新内容を伝え、変更を文書化することはプロジェクト管理の重要な部分であり、一般的にアシスタントがいる場合はアシスタントに任せられます。 多くの企業には、何を文書化する必要があり、何を物理ファイルに保存する必要があるかに関する特定の要件があります。

他の種類の事務処理は、多くの場合、プロジェクトアシスタントにも当てはまります。 これには、保険のフォームと許可のリクエストとファイリング、発注書の記入などが含まれます。 また、クライアントへの定期的なレポートや更新の提供など、通信の管理も頻繁に含まれます。

また、プロジェクトアシスタントは多くの場合、会議に出席し、電話会議に参加します。 これには通常、社内チーム会議とクライアント会議の両方が含まれます。 多くの場合、アシスタントは会議からメモを取り、その後会議レポートを作成して配布する作業を担当します。 このようなレポートの重要な部分は、アクションアイテムの識別とそれぞれの責任の割り当てです。 期日を特定することも重要です。

従来、プロジェクトマネージャーまたはディレクターは、意思決定、顧客関係の管理、プロジェクトの予算とスケジュールの維持についてより多くの責任を負っていますが、アシスタントは、プロジェクトのステータスを常に把握する必要があります。マネージャーが利用できない場合は質問に答えてください。 たとえば、チームマネージャーやクライアントが情報を必要とする場合、プロジェクトマネージャーは会議に出席したり、病気になったり、休暇をとったりすることがあります。 データの場所を知ることは重要です。

単一のプロジェクト専用ではなく、複数のマネージャーまたは複数のプロジェクトのサポートを担当するプロジェクトアシスタントが、各プロジェクトでこれらの職務を実行する責任を負います。 これは、アシスタントが非常に整理されている必要があることを意味します。 また、職務に優先順位を付け、2つ以上のプロジェクトの要求が競合する場合に何をすべきかを知ることができなければなりません。