プロジェクトアシスタントは何をしますか？

プロジェクトアシスタントは、通常、プロジェクトマネージャーまたはプロジェクトディレクターがジョブを実行するのに必要な義務を支援します。ほとんどの場合、これには事務および管理機能が含まれます。プロジェクトアシスタントは会議にも出席する可能性があり、プロジェクトマネージャーの不在で質問に答える責任があります。プロジェクトの規模に応じて、アシスタントは単一のジョブとプロジェクトマネージャーに専念するか、複数のプロジェクトで複数のマネージャーを同時に支援する場合があります。

プロジェクトアシスタントの仕事の中核は、一般に、事務的および管理上の義務を中心に展開します。ほとんどのプロジェクトは、タイムライン、予算、タスクリストなど、ファイルやスプレッドシートに大きく依存しています。これらを最新の状態に保ち、更新を伝え、変更を文書化することはプロジェクト管理の重要な部分であり、あるときにアシスタントに低下する義務です。多くの企業には、何が文書化されなければならないか、何が必要かに関して特定の要件があります物理ファイルのt。

他の種類の事務処理は、しばしばプロジェクトアシスタントにも当てはまります。これには、保険フォームと許可の要求と提出、発注書の記入などが含まれます。また、クライアントに定期的なレポートや更新を提供するなど、通信の管理を頻繁に含みます。

プロジェクトアシスタントは、多くの場合、会議に出席し、電話会議に参加します。これには、通常、内部チームミーティングとクライアントミーティングの両方が含まれます。多くの場合、アシスタントは会議からメモを取って、その後会議レポートの開発と配布を任されます。このようなレポートの重要な部分は、アクションアイテムの識別とそれぞれに対する責任の割り当てです。また、期日を特定することも重要です。

プロジェクトマネージャーまたはディレクターは伝統的に決定を下す責任がありますが、管理顧客関係を導入し、プロジェクトが予算とスケジュールにとどまることを保証するため、アシスタントは常にプロジェクトのステータスを認識しなければなりません。なぜなら、マネージャーが利用できない場合は質問に答えるように求められる可能性があるからです。たとえば、チームメンバーやクライアントが情報を必要とする場合、プロジェクトマネージャーは会議、病気、または休暇中にいる場合があります。データを見つける場所を知ることは重要です。

単一のプロジェクトに専念していないが、複数のマネージャーまたは複数のプロジェクトのサポートを担当するプロジェクトアシスタントは、各プロジェクトのこれらの義務を実行する責任があります。これは、アシスタントが非常に組織化されている必要があることを意味します。彼はまた、2つ以上のプロジェクトの要求が矛盾する場合、義務を優先し、何をすべきかを知ることができなければなりません。