事務員は何をしますか？

事務員は、監督者、管理者、および役員にサポートを提供します。 彼は通常、柔軟であり、これらの従業員のニーズが異なるため、時間を分割する必要があります。 彼は一般にオフィス環境で働いていますが、生産、工業、または製造環境で管理責任を果たすこともあります。

通常、事務員と秘書を区別するのは、彼の仕事は通常、日々のイベントを管理するよりも、一般的な業務を円滑に実行することに焦点を合わせていることです。 また、彼は通常、複数人で働いています。 ほとんどのビジネス環境では、彼は通常、毎日の直接的な監督をほとんどまたはまったく行わずに仕事をしています。

事務員の義務は、彼が働くビジネスの性質に大きく依存しています。 一般に、彼は通常、会議の計画と実施、旅行と輸送のスケジュール、部門間の最適なコミュニケーションの確保を期待されています。 彼が働いている人々がビジネス活動や発展に遅れないように保たれている場合、彼は通常成功していると見なされます。

物事をスムーズに実行するには、通常、優れたコンピュータースキルが必要です。 事務員は頻繁にさまざまなソフトウェアプログラムを使用して、エグゼクティブカレンダーの管理、スプレッドシートの作成、レポートの作成を行います。 通常、彼のオンラインスキルは、上司に代わって調査を実施し、ビジネス関係者との電子メール通信を維持するために必要です。 また、ワードプロセッシングプログラムを使用して通信を作成および編集し、グラフィックソフトウェアを使用して視覚的なプレゼンテーションを作成する必要があります。

一部の大企業では、さまざまな部門の生産性レベルを監視し、効率を改善するために変更を推奨するために、事務員が必要になることがよくあります。 これらの提案には、人員配置の変更、または主要なオフィスマシンまたは機器のアップグレードまたは交換が含まれます。 事務員は、事務用品の在庫を管理し、ベンダーと取引を交渉することも頻繁に担当しています。

このポジションで成功するには、通常、優れた組織力とコミュニケーション能力が必要です。 複数のマネージャーとスーパーバイザーをサポートするには、優れた時間管理能力が必要です。 全員を満足させるには、一般に外交と行政書記官のタクトが必要です。

通常、この職位には高校の卒業証書または同等の資格が必要ですが、準学士号が通常優先されます。 一部の企業は、リベラルアーツまたはコミュニケーションの学士号を必要とします。 採用担当役員の教育が充実すればするほど、事務員の教育も充実しなければならないと考えられることがあります。 秘書またはオフィスアシスタントとしての経験は、この役職で検討するのに役立ちます。 コンピューターの運用とオフィスのサポートの背景は資産と見なされます。