旅行秘書とは？

旅行秘書は、代理店または企業の管理者として働いています。 彼または彼女は、旅行会社のアシスタントと呼ばれることもあります。 旅行秘書は、エージェントの監督の下でクライアントの旅行計画を調整し、電話に応答して顧客にサービスを提供します。 幹事が企業幹部のために旅行を手配する場合、通常、彼または彼女は旅行日程表またはスケジュールも準備します。

旅行代理店では、多くの場合、秘書がライセンス要件やビジネスを維持するために必要なその他の事務処理についていく責任があります。 旅行秘書は電話に出て郵便を配布するかもしれませんが、彼はまたクライアントに助言し、観光産業のすべての側面を理解する必要があります。 この徹底した知識は、フライトやホテルを調整しようとする人々の問題を解決するのに役立ちます。 一部の旅行秘書は、クライアントが使用する情報パンフレットの作成を支援します。

彼らが企業で働いている場合、旅行秘書はしばしば幹部の旅行の詳細をすべて整理します。 企業の旅行秘書がトレードショーやコンベンションの計画を担当する場合があります。 ほとんどの出張秘書にとって、部屋と交通機関の予約中に会社のお金を節約しようとすることは考慮事項です。

職業訓練校やコミュニティカレッジには、旅行タイプの秘書キャリアに関連するプログラムがありますが、これらのプログラムは、法律や医療などの他の種類の秘書専門分野ほど頻繁には提供されない場合があります。 学校プログラムには、学生が旅行秘書としてインターンする実習セクションが含まれる場合があります。 旅行秘書プログラムは、オンラインでも個人でも利用できます。 これらのプログラムは通常、修了までに1年未満であり、多くの場合、証明書を取得するために合格する必要があるいくつかの試験が含まれています。

旅行予約ソフトウェアは、秘書がマスターする必要があります。 旅行秘書は優れたコンピュータースキルを持ち、多くの詳細を調整できる必要があります。 たとえば、クライアントの旅行に複数の航空会社が必要な場合、秘書はフライトを接続するための指示を含める必要があります。 優れた顧客サービスを提供するには、待機時間を最小限に抑えて接続を計画することも必要です。

旅行秘書の人は、フルタイムまたはパートタイムで働くことができます。 彼らは時折、ビジネスミーティングや個人的な休暇のために旅行するかもしれません。 航空会社の代表者やツアーオペレーターなど、旅行業界の他のユーザーと良好な関係を構築することは、秘書がクライアント向けの価値の高いツアーパッケージを作成するのに役立ちます。 その努力の中で、彼らは旅行代理店が顧客に可能な限り最良の取引と旅行オプションを提供するよう支援しています。 一部の代理店では、旅行秘書がホリデーツアーなどの1つの分野を専門とする一方で、エージェントが他のパッケージを処理する場合があります。