情報書記とは？

「情報係」というタイトルは、この役職にある人の責任についてのヒントを提供します。 情報係は、情報が流れる人として説明できます。 これには、電話やメッセージなどの着信情報と、メールや会社情報などの発信情報の両方が含まれます。 彼女は、ドキュメントの整理、ファイリング、配布などのタスクによって情報を管理する個人でもあります。

情報係の特定の職務はさまざまです。 これらは多くの場合、この地位にある個人が働くビジネスと業界に基づいています。 ほとんどの情報事務員は、基本的な事務事務機能として集合的に説明できる職務を遂行します。 これは、そのような位置を取得することに興味がある人は、特定のオフィス機器に精通することを望むかもしれないことを意味します。 労働統計局（BLS）によると、情報担当者は電話、パソコン、その他の電子機器を使用して、電子メールやFAX文書を送信します。

通常、電話は情報係の仕事の重要な部分です。 彼女の時間の大部分は、電話の受け入れに費やされる可能性があります。 これらの地位の人々が通常使用する電話は、国内の環境で見られる電話とは異なります。 これらのマシンは、複数の回線、コールの転送、およびオフィス間の通信に対応するように設計されている可能性があります。 また、この位置にいる人は、このようにして傍受された通話を管理するために、応答サービスと連携する必要があります。

コンピューターのスキルは、通常、情報係にとって重要です。 そのようなポジションで働くことを計画している人は誰でも、一般的なワードプロセッシングとスプレッドシートソフトウェアに精通しているべきです。 一部のジョブでは、データベース管理、スケジューリングまたはカレンダーアプリケーション、業界固有のプログラムなど、他のコンピュータースキルが必要になる場合があります。

FAXマシンは、電話回線を介してドキュメントを送信できる機器です。 通常、情報担当者には、この方法で情報を送信および受信する責任があります。 同時に、これらの個人は通常、電子メール、宅配便、および郵便サービスによって文書および小包を受け入れ、送信する責任も負います。 これは、このポジションにいる人が強力な組織スキルを持ち、マルチタスカーになる必要性を強調しています。

インフォメーションクラークのオフィス間の職務は、一般の人々とやり取りするという彼女の責任によってしばしば中断されます。 この位置にいる人は、クライアントやビジネスを訪れる他の個人との最初の連絡先になる可能性があります。 人が組織内の他の個人にアクセスできるかどうか、いつアクセスできるかを判断するのが彼女の仕事かもしれません。