情報書記官とは何ですか？

「情報書記官」というタイトルは、この立場にいる人の責任についてのヒントを提供します。情報書記官は、情報が流れる人として説明することができます。これには、電話やメッセージなどの着信情報と、メールや会社の情報などの発信情報の両方が含まれます。彼女はまた、文書の整理、提出、配布などのタスクを介して情報を管理する個人でもあります。

情報書記官の特定の義務は異なる場合があります。これらは、多くの場合、この立場を持つ個人が機能するビジネスと業界に基づいています。ほとんどの情報書記官は、基本的なオフィスの事務機能としてまとめて説明できる職務を遂行します。これは、そのような位置を取得することに興味がある人が特定のオフィス機器に精通したいと思うかもしれないことを意味します。労働統計局（BLS）によると、情報書記官は電話、パーソナルコンピューター、およびその他の電子機器を使用しています電子メールとファックスのドキュメントを送信します。

電話は、一般に情報書記官の仕事の重要な部分です。彼女の時間のかなりの部分は、電話を受け入れることに費やすことができます。これらのポジションの人々が通常使用する電話は、国内の環境で見られるものとは異なります。これらのマシンは、複数のライン、通話の転送、およびオフィス間通信に対応するように設計されている可能性があります。また、この位置にいる人は、この方法で傍受される通話を管理するために、回答サービスと協力するのに習熟する必要がある可能性があります。

コンピュータースキルは通常、情報書記官にとって重要です。そのような役職で働くことを計画している人は誰でも、人気のあるワードプロセッシングとスプレッドシートソフトウェアに精通する必要があります。一部のジョブでは、データベース管理、スケジューリング、カレンダーアプリケーション、業界SPEなどの他のコンピュータースキルが必要になる場合があります。Cificプログラム。

ファックスマシンは、電話回線を介して文書を送信できる機器です。情報書記官には、一般に、この方法で情報を送信および受信する責任が与えられます。同時に、これらの個人は、一般に、電子メール、宅配便、郵便サービスによって文書や小包を受け入れて送信する責任もあります。これは、この立場の人が強力な組織スキルを持ち、マルチタスカーになる必要性を強調しています。

情報書記官の職務は、一般の人々とやり取りする責任によって中断されることがよくあります。この立場にいる人は、クライアントやビジネスを訪れる他の個人との最初の接触ポイントかもしれません。その人が組織内の他の個人にアクセスできるかどうか、いつアクセスできるかを判断するのは彼女の仕事かもしれません。