コレクションドキュメントとは

回収書類には、重要な情報と関連する支払い義務の詳細を記載した貨物が付属しています。 そのような文書は、貨物内のすべてのリスト、必要に応じて特別なメモ、および支払総額を提供します。 これには、製品の費用と送料および手数料が含まれます。 買い手と売り手は、支払いを送信したり、他のアクティビティを実行したりするときに、レコードを参照して一致を確認できます。 一意の参照番号により、紛争やその他の問題について連絡することができます。

バイヤーは、出荷とともにコレクション文書のコピーを受け取ります。 通常、バイヤーとセラーの完全な連絡先情報と、出荷品の詳細が記載されています。 販売者が代替品を作成するか、製品をバックオーダーする必要がある場合は、ドキュメントに記載されています。 法律は、支払条件を含む他の開示を要求する場合があります。 多くの企業は、標準化されたフォームを使用して、法的に必要なすべての情報が存在するようにします。

ドキュメントは購入者に支払い期限を知らせ、期限と提出先に関する情報を提供します。 また、所有権の移転の正式な証拠としても機能します。 出荷および集荷文書を受け入れることにより、買い手は支払いにも同意します。 出荷に問題がある場合、買い手は、出荷が完了しなかったという事実を反映するための請求書の減額など、補償の対象となる一定期間内に請求を提出する必要がある場合があります。

買い手と売り手に加えて、他の関係者もこのドキュメントを見たいと思うかもしれません。 たとえば、支払いにクレジットラインを使用する予定の購入者は、出荷が行われたことを証明し、ドキュメントを提供するために、コレクションドキュメントを提出する必要があります。 銀行の観点からすると、買い手が後で支払いに異議を唱えようとする場合、これは重要になります。 同様に、保険代理店は、港を通過するものに関する文書が必要な出荷検査官と同様に、コピーを要求する場合があります。

このようなフォームは、売り手がコピーを保持できるように複数のコピーで作成されることがよくあります。 バイヤーは、受け取ったコレクション文書のコピーが正確で完全であり、必要なすべての情報があることを確認する必要があります。 食い違いがある場合は、売り手に提示することができます。 このような文書を保持することは、所有権、支払い、納税義務、およびその他の問題に関する紛争の場合に取引の証拠を提供することをお勧めします。