アテンダントコンソールとは何ですか？

アテンダントコンソールは、受付または店員が着信コールをルーティングするために使用するインターフェイスです。 多くの電話システムは、自動受付でこの機能の自動化を使用しますが、潜在的な顧客の最初の連絡先として生きている人間を好む会社もあります。 他の人は小さすぎて自動化されたシステムにお金を払うことができず、秘書スタッフが着信コールを処理できるようにする必要があります。 アテンダントコンソールのサイズと複雑さはさまざまです。

受付のような中央交換機に電話がかかってくると、受付は電話の性質に応じて応答し、どこに行く必要があるかを判断します。 一部の受付係は、基本的な質問を処理して通話をすばやくクリアできるため、他の担当者の通話負荷を軽減できます。 コールに応答する人がそれを処理できない場合は、アテンダントコンソールを使用して適切に転送する必要があります。

アテンダントコンソールは、受付係に利用可能な人を伝えます。 誰かが空いている場合、受付係はコールを転送するか、その人のオフィスをバズして、コールの転送が許容できることを確認することができます。 受付係は、要求によって、または誰かが忙しいので、ボイスメールに通話を転送することもできます。 別のオプションは駐車場で、受付係が発呼者を保留にして、回線がクリアされるのを待ちます。 アテンダントコンソールでは、3方向通話、電話会議などにパッチを適用することもできます。

従来、アテンダントコンソールは、コールを転送したり、システムに他の変更を加えたりするために使用されるボタン受付係を持つ物理的なコンソールでした。 手動切り替えが必要なものもあれば、技術者がシステムをプログラムして適切に通話をルーティングできるようにするものもありました。 現代のアテンダントコンソールは、多くの場合、受付係が電話回線を制御するために使用できるコンピューターソフトウェアの形式を取ります。 ソフトウェアは、受付が利用できない場合や、ビジネスが閉鎖された場合にも自動化を引き継ぐことができます。

電話の迅速かつ適切なルーティングは、顧客サービスにとって重要です。 ビジネスに電話をかける人は、人が応答し、ライブオペレータがシステムを介して転送することを期待する場合があります。 アテンダントコンソールは、可能な限り迅速かつ効率的にコールを処理するためのメカニズムを作成します。 また、コンピューターシステムにより、従業員は「昼食中」や「会議中」などのステータスを設定できるため、オフィスにいる人と何をしているのかを把握する必要がある受付係にも役立ちます。受付係は、利用できるかどうか、いつ利用できるかを判断するために使用できます。