ドキュメントイメージングとは

ドキュメントイメージングは​​、今日のビジネスに不可欠な要素です。 重要な論文、図、写真の電子コピーを作成する手段として、ドキュメントイメージングは​​、ビジネス文書を安全に保存およびアーカイブできるようにするのに役立ちます。 保存された画像の保存と配布を含む、ドキュメントイメージングに関連する基本を次に示します。

紙文書の画像化は非常に簡単です。 本当に必要なのは、高品質のスキャナー、スキャナーをコンピューターに接続するUSB​​ケーブル、そして保存された画像に名前を付けて保存できるスキャンソフトウェアだけです。 文書スキャナは以前は多少高価でしたが、今日では非常にリーズナブルな価格で高品質のユニットが入手可能です。 これにより、企業でも家庭でもドキュメントイメージングが可能になります。

ソフトウェアがハードドライブにロードされ、スキャナーがシステムによって認識されたら、スキャナー画面上に文書を下向きに置き、スタートキーを押してスキャンを開始します。 スキャナーはコピー機と同様の方法で動作し、ドキュメントの画像を作成し、一方の端から他方の端まで動作します。 ページが完成したら、ソフトウェアを使用してスキャンしたドキュメントに名前を付け、コンピューターのハードドライブに保存することができます。 または、スキャンしたドキュメントをCDRにロードしたり、保存および取得のためにサーバーにアップロードしたりできます。

文書スキャンの利点はたくさんあります。 1つは、貴重なドキュメントの電子コピーを作成すると、オリジナルが失われた場合でも、電子コピーを印刷して元のドキュメントを再作成できることです。 第二に、ドキュメントイメージングは​​、時間とともに色あせたり、黄色になったり、壊れたりしないコピーを作成するため、過去の貴重なアーカイブをキャプチャして保存できます。 最後に、ドキュメントイメージングを使用すると、紙のドキュメントのコピーをリモートロケーションと非常に簡単に共有できます。

たとえば、販売員が国外にいて、顧客との契約書のコピーを見る必要がある場合、紙のコピーを作成して宅配便で郵送するための費用を発生させる必要はありません。 代わりに、スキャンされたドキュメントを電子メールで送信するか、同僚がアクセスできるネットワークに配置するだけです。 以前は数日かかっていた作業が、ドキュメントイメージングで数分で完了します。

ドキュメントイメージングにより、多くの企業が重要なドキュメントを保存する方法が変わり、必要なときにデータを簡単に取得できるようになりました。 文書が写真、契約書、または構築図で構成されているかどうかにかかわらず、重要な論文の画像は保存され、必要なときにいつでも利用できます。