RFP는 어떻게 작성합니까?

회사가 품목 또는 서비스를 구매하기로 결정하고 잠재적 인 공급 업체를 요청하려는 경우 먼저 제안 요청 (RFP)을 작성합니다. RFP는 벤더가 직업을 위해 고용해야하는 이유를 제안 할 때 공급 업체가 다루기를 원하는 기준을 제시합니다. 회사를 긍정적 인 시각으로 제시하면서 명확하고 필요한 모든 정보를 요구하는 RFP를 작성하는 것이 중요합니다. RFP가 잘못 작성되면 회사가 주로 자격을 갖추지 않았거나 하위 공급 업체에 의존하거나 제안이 전혀 없을 수 있습니다.

RFP를 작성하는 첫 번째 단계는 회사가 정확히 무엇을 원하는지를 결정하는 것입니다. 이것은 매우 기본적으로 들리지만 실제로 회사에서 가장 자주 무시하는 단계입니다. 많은 회사들이 그들의 요구와 욕구가 무엇인지에 대한 명확한 이해없이 RFP를 작성하기 시작하고 결국 너무 많거나 너무 적거나 모순되는 것을 요구합니다. 영향을받는 프로젝트에 관련된 모든 사람의 의견을 구해야하며, RFP가 시작되기 전에 실제로 필요한 것에 대한 합의에 도달해야합니다.

공급 업체는 정확히 달성 해야하는 목표와 달성 하고자 하는 목표를 알아야합니다. 많은 회사들이 꿈의 기능에 대한 희망 목록을 작성하는 RFP를 작성할 때 실수를하지만, should 및 must 과 같은 필요한 단어를 사용 합니다 . 이러한 기준 중 하나 또는 둘을 충족 할 수없는 공급 업체는 기준이 반드시 필요한 것으로 판단되면 제안서를 전혀 제출할 수 없습니다. 사용되는 언어에주의를 기울이고, 정확한 단어를 위해 필요한 단어를 저장하고, 원하는 기능을 위해 욕구 및 선택 과 같은 부드러운 언어를 사용하는 것이 중요 합니다.

제안이 실제로 요청되기 전에 이상적인 제안이 어떻게 보이는지 아는 것도 좋습니다. 제안이 평가 될 여러 측면이있는 경우 (예 : 가격, 적시성 및 기능 밀도로 판단 될 경우) 이러한 각 기능의 무게를 얼마나 측정 할 것인지 생각하십시오. 최저 가격을 제공하지만 대기 시간이 긴 제안이 두 배나 비싸지 만 절반의 시간이 걸리는 제안과 비교하는 방법을 알고 있습니다. 이렇게하면 나중에 프로세스에서 혼란과 스트레스를 줄일 수 있습니다.

RFP를 작성하기 위해 실제로 앉아 있으면 일단 토대가 마련되면 상당히 고통스럽고 빠른 절차가 될 수 있습니다. 소개는 회사가 제안서를 요청하는 이유를 설명하고 중요한 기준과 마감일을 포함하여 나머지 요청에 대한 개요를 제공해야합니다. RFP는 특히 선정 기준이 설정되어있는 경우, 선정 된 제안서에 요구되는 사항, 원하는 특성 및 당첨자 선정 기준을 포함해야합니다. 다음으로 다양한 벤치 마크 날짜와 최종 기한을 제시하는 타임 라인을 제시해야합니다. 마지막으로, RFP는 신청자에게 응답을 기다릴 수있는 시간, 선택하지 않은 사람이 응답을 기대할 수 있는지 여부 등 다음에 어떤 일이 발생할지 아이디어를 신청자에게 제공해야합니다.