컨퍼런스 코디네이터는 무엇을합니까?

회의 및 컨벤션 플래너라고도하는 회의 코디네이터는 회의, 회의 및 기타 특별 행사의 구성 및 준비를 용이하게하기 위해 필요한 모든 작업을 수행합니다. 일반적으로 이벤트를 조직 할 사람이 필요한 모든 유형의 비즈니스 및 청중과 의사 소통하는 데 책임이 있습니다. 회의의 세부 사항이나 다른 유형의 특별 행사를 계획, 조정 및 지시하는 것도이 작업의 중요한 부분입니다. 예산, 공급 업체 계약 및 여행 일정도 컨퍼런스 코디네이터가 할 수 있습니다. 이 직책에 근무하는 근로자의 근무 시간은 일반적으로 주당 40 시간 이상이며 심야 또는 주말 근무가 필요할 수도 있습니다.

컨퍼런스 코디네이터는 스폰서 조직에 연락하여 가장 수용하기 쉬운 청중과 일치시킬 수 있습니다. 코디네이터는 컨퍼런스를 후원하는 회사 또는 조직에 대한 기본적인 이해가 있어야합니다. 컨퍼런스 코디네이터의 성공의 일부는 회사가 의사 소통하기를 원하는 인상을 이해하고 그것을 가장 잘받는 사람들에게 전달하는 능력에 달려 있습니다. 예를 들어, 컨퍼런스 코디네이터는 최신 연구 결과를 국가의 특정 지역에있는 여러 암 생존자 그룹과 함께 알리고 자하는 암 연구 그룹에 연락 할 수 있습니다. 이 두 그룹을 하나로 모으는 것은 컨퍼런스 코디네이터의 가장 중요한 임무 중 하나입니다.

행사에 필요한 준비로 인해 회의 코디네이터는 일반적으로 극도의 압박과 제한된 시간 제약 하에서 일합니다. 어려운 상황에서도 계속 일하면서 많은 인내와 침착하고 전문적인 입지를 유지할 수있는 능력이 필요합니다. 컨퍼런스 코디네이터는 모든 컨퍼런스에 유리한 결과를 내기 위해 필요한 모든 작업을 성공적으로 계획하고 수행하기 위해 많은 지역 공급 업체 및 서비스 제공 업체와 신속하게 협력 관계를 구축해야합니다.

회의 코디네이터가 성공적으로 기능하기 위해서는 뛰어난 조직 기술이 필요합니다. 회의 코디네이터는 이벤트와 관련된 물류 및 관리 계약을 담당하므로 고위 임원, 다양한 서비스 공급 업체, 공급 업체, 기술자 및 회의 참석자를 포함하여 다양한 유형의 사람들과 의사 소통 할 수 있습니다. 미리 정해진 예산 내에서 일하면서 서비스에 대한 거래를하고 계약을 협상 할 수있는 능력은이 일의 큰 부분입니다.

전화 회의 코디네이터는 전화에 많은 시간을 할애하여 계획중인 전화 회의에 대한 세부 정보를 작성합니다. 사무실에 없을 때는 일반적으로 호텔, 컨벤션 센터 또는 기타 회의장에서 현장에서 일합니다. 업무를 수행하는 회사의 유형과 규모에 따라 코디네이터는 광범위하게 여행 할 수 있습니다.

현지 조직이나 행사에는 최소한의 여행이 필요하지만 국제 사무소가있는 대기업과 함께 일하려면 해외 여행이 필요할 수 있습니다. 근무 시간은 일반적으로 불규칙하며 일반적인 주당 40 시간을 초과 할 수 있습니다. 시간 외 근무와 주말 근무는 특히 회의 자체에서 일반적 일 수 있습니다.