문서 인덱서는 무엇을합니까?

문서를 분류하고 분류하여 나중에 볼 수 있도록 쉽게 검색 할 수 있도록하는 것은 문서 색인 작성기의 작업입니다. 이 개인들은 정부 기관, 병원 및 대학을 포함한 다양한 환경에서 일할 수 있습니다. 이 일을 잘 수행하려면 대개 매우 조직적이고 독립적으로 일할 수있는 사람이 필요합니다. 일반적으로 문서 인덱서의 직무에는 새 문서 정렬, 기존 문서 검색, 불필요한 문서 제거, 문의에 대한 응답 및 다양한 사무 업무 수행이 포함됩니다.

문서 색인 작성기의 가장 중요한 임무 중 하나는 새 문서를 정렬하여 적절한 위치에 배치하는 것입니다. 예를 들어, 그가 대학에서 일하는 경우 문서 색인 작성기는 학생 레코드를 분류하고 알파벳순으로 정렬 할 수 있습니다. 그가 법원에서 일하는 경우 범죄 기록을 정리할 수 있습니다. 이를 위해서는 개인이 작업장 지침을 따르고 정확성을 유지해야합니다. 잘못된 영역에 놓인 문서는 나중에 문제가 발생할 수 있습니다.

기존 문서를 검색하는 것도이 위치에서 큰 역할을합니다. 사람이 문서를 볼 필요가있을 때마다 문서 인덱서가 신속하게 문서를 가져야합니다. 대학의 경우, 다음 학기에 어떤 수업을 수강해야하는지 결정하기 위해 학생의 파일을 검색해야 할 수도 있습니다. 그렇기 때문에 문서 인덱서를 구성하고 모든 문서를 올바르게 분류하는 것이 중요합니다.

혼란을 피하고 순서를 유지하려면 불필요한 문서를 제거하는 것이 또 다른 직무입니다. 일반적으로 더 이상 관련이없는 만료 된 문서를 제거합니다. 예를 들어 학생이 졸업 한 후 학생 기록을 삭제하는 것이 있습니다. 경우에 따라 이러한 파일은 별도의 저장소로 전송됩니다. 다른 경우에는 문서 인덱서가 회사 프로토콜에 따라이를 삭제합니다.

이와 함께 그는 종종 특정 문서와 관련된 문의에 응답해야합니다. 여기에는 일반인, 동료 또는 감독자의 질문이 포함될 수 있습니다. 이 경우 문서 인덱서는 올바른 문서를 찾아서 답변을 제공해야합니다. 이 직무의 측면은 개인에게 대인 관계 기술이 필요합니다.

또한 문서 색인 작성기는 다양한 사무 업무를 수행해야합니다. 예를 들어, 전화를 받거나 팩스를 보내거나 적절한 사람에게 메일을 가져와야 할 수도 있습니다. 직장이 평소보다 바쁜 경우 비서 나 다른 부서를 지원해야 할 수도 있습니다. 결과적으로 그는 다재다능해야하며 필요할 때 즉흥 연주 할 수 있어야합니다.