일반 관리자는 무엇을합니까?

일반 관리자는 사무실 관리자 또는 관리 보조자로도 알려져 있습니다. 직무 설명은 회사마다 약간 씩 다르지만, 총괄 책임자는 모든 서신 처리, 전화선 응답, 메시지 작성, 보고서 준비 및 기타 일반 사무 업무를 담당 할 수 있습니다. 경우에 따라 일반 관리자는 고도로 기술적 인 사무실 환경에서 이러한 작업 중 일부를 완료하기 위해 전문 교육이 필요할 수 있습니다. 이 용어는 북미 이외의 영어권 국가에서 사무직에 가장 일반적으로 사용됩니다.

일반 관리자의 주요 책임 중 하나는 모든 메일을 처리하고받는 메일을 확인하고 메일을 적절한 사람에게 전달할뿐만 아니라 발신 메일에 대한 통신문을 입력하는 것입니다. 일부 일반 관리자는 우편물을 수령하기 위해 우체국으로 가야 할 수도 있지만, 우편물은 추가 배포를 위해 사무실의 중앙 위치로 배달되기도합니다. 이 의무는 많은 사업체에게 매우 중요하며, 마감일이 촉박 한 입찰이나 기타 서류가 필요할 수 있습니다.

일부 사무실 환경에서 일반 관리자는 다양한 소프트웨어 플랫폼에서 보고서를 준비해야합니다. 따라서 이러한 직책은 워드 프로세싱, 스프레드 시트 및 슬라이드 프리젠 테이션에 사용되는 제품을 포함하여 사무용 소프트웨어를 잘 이해해야합니다. 종종 일반 관리자는 원시 정보를 가져 와서 호소력 있고 표현할 수있는 형식으로 작성해야합니다. 감독자는 일반적으로 완제품을 보내기 전에 사인 오프합니다.

직접 내선 번호와 음성 메일이 등장함에 따라 대부분의 사무실에서는 전화 응답 및 전송에 관한 일반 관리자의 업무가 다소 줄어 들었습니다. 그러나 직원이 상사 나 다른 임원의 전화를 받도록 요청받을 수있는 경우가 있습니다. 일부 문제는 기다릴 수 없을 수 있으며 상황을 이해하고 적절한 응답을 도출하는 것은 관리자의 책임입니다. 또한 일부 임원은 사무실 직원이 전화를 걸기 전에 전화를 걸기를 선호합니다.

일반 관리자가 관리 지원을 제공 할 수있는 또 다른 방법은 데이터베이스 관리를 사용하는 것입니다. 예를 들어, 회사에 멤버십이 있거나 판매 목록을 유지해야하는 경우 이는 일반 관리자에게 해당되는 의무입니다. 클라이언트와의 안정적인 연락을 유지하기 위해 데이터베이스에 최신 정보가 없는지 확인하는 것은이 사람의 몫입니다.

일부 사무실에서는 일반 관리자가 한 명 이상의 임원 일정을 설정하고 유지 관리해야합니다. 이 상황에서 관리자는 회의를 설정하고 약속을 확인하며 가능한 한 일정대로 일정을 유지하려고합니다. 여기에는 여행 계획 마련도 포함될 수 있습니다.