하급 장관은 무엇을 하는가?

하급 비서의 직무는 자신이 근무하는 회사 및 다른 직원 수에 따라 달라질 수 있습니다. 이것은 초급 행정 보조직이지만 경험이나 교육이 거의없이 많은 사람들이이 직책에서 시작할 수 있습니다. 이는 큰 혜택입니다. 대부분의 경우, 주니어 비서는 고위 직책에있는 비서에게보고하며, 사무실 주위에 수많은 업무가 배정됩니다. 전화 응답, 클라이언트 인사말 및 파일 정리 등이 여기에 해당됩니다. 일부 주니어 비서들도 사무실 청소와 화장실 청소를 책임지고 있습니다.

일반적으로 하급 비서의 일일 책임은 사무실이 효율적이고 성공적으로 운영되도록하는 것입니다. 전화를 받거나 발신자를 적절한 사람에게 안내하는 일은 종종 하루 중 큰 부분입니다. 하급 장관은 이메일에 답장하고 매일 실제 우편물을 받아 분류하여 올바른 장소로 보내야 할 책임이 있습니다. 사무용 기계를 사용하여 복사, 메모 배포 또는 편지 작성을하는 것이 업무의 또 다른 중요한 부분이므로,이 직책의 개인은 탁월한 의사 소통 및 타이핑 기술과 사무 기술에 대한 이해가 있어야합니다.

워크 인 고객에게 인사를하거나 질문에 답하거나 서류를 작성하는 일을 돕는 것도 하급 비서의 직무 책임의 일부일 수 있습니다. 개성이 있고 항상 전문적인 태도로보고 행동하는 것이 중요합니다. 일부 사무실에서는 비서가 사람들이 문을 걸을 때 가장 먼저 보게 될 수 있으므로 특히 중요합니다. 결과적으로, 사무 총장은 또한 사무실의 외관을 유지해야 할 책임이있다. 서류 정리, 물건 정리 및 깔끔함 유지.

일부 비서들도 사무용품을 유지해야 할 책임이 있습니다. 예를 들어, 하급 비서에게 재고를 확보하고 필요에 따라 추가 공급품을 주문하도록 요청할 수 있습니다. 기본 업무를 성공적으로 수행 한 비서에게는 회의 예약 및 계획, 회의록 작성 및 보고서 준비와 같은 추가 책임이 주어질 수 있습니다. 일반적으로, 주니어 비서는 업무 경험과 추가 직무 기술을 습득함으로써 프로모션을받을 수 있습니다. 이는 이러한 유형의 업무에 관심이있는 많은 사람들에게 유익한 경력 경로가됩니다.